[Jenny Graham]: As bebidas estão ali. Um minuto. Há um pouco de sobreposição, mas posso ouvir geralmente uma pessoa de cada vez.
[Austin]: Perfeito.
[Ruseau]: A gangue está toda aqui. E acho que Chad é a única outra pessoa. Estaremos de volta.
[Suzanne Galusi]: Nós somos um ao outro como uma hora.
[Jenny Graham]: Suzanne, você conhece Luke? Eu não acho que sim. Eu gostaria de ver rodas.
[Parkinson]: Meu, acho que não vi um. OK. Boa noite. Estamos configurando hoje. Nosso zoom terá uma sala de zoom muito mais funcional no futuro. Estamos apenas esperando que nosso fornecedor venha. O microfone está no centro. É completamente sem fio. Portanto, precisamos movê -lo conforme necessário, mas também serve como orador. Então, se eu tiver que desconectar algumas coisas, farei isso. Se houver muito barulho, me avise.
[Jenny Graham]: Temos pessoas na sala de espera em zoom?
[Parkinson]: A sala de espera está aberta, para que as pessoas sejam livres para entrar a qualquer momento. E se virmos alguém, apenas enviaremos um código para você.
[Jenny Graham]: Ok, ótimo. Obrigado. Bem -vindo a todos. Estamos aqui. Nós fizemos isso. Isso é realmente realmente emocionante. Obrigado a todos por virem. Apenas por meio de alguns planos para esta noite, vamos sair às 8. Vamos sair mais cedo que 8. A primeira coisa, vou mudar um pouco a agenda, porque Janelle da Law KP está aqui para fazer algum treinamento em direito de reunião aberta. Então, vamos pular apresentações no momento. Para que Janelle possa fazer uma reunião aberta durante o treinamento, porque ela tem um compromisso para a segunda metade desta reunião. Então, eu queria ter certeza de que há tempo suficiente para ela entrar. Mas antes de fazer isso, eu vou fazer uma chamada rápida para que, para constar, sabermos quem está aqui. Jenny Graham aqui. Prefeito Lungo-Koehn.
[Suzanne Galusi]: Aqui.
[Jenny Graham]: Dr. Edwardda Benson. Aqui. Dr. entra na entrada.
[Suzanne Galusi]: Aqui.
[Jenny Graham]: Dr. Cushing.
[Suzanne Galusi]: Aqui.
[Jenny Graham]: Moderador Cabral. Aqui. Lady Brown. Aqui. Marissa Desmond, Maria Dorsey, Brian Hilliard, ele está ausente. Tracy Keene, Emily Lazzaro está ausente. Ela tem uma reunião do conselho esta noite. Nicole Morell está ausente. Ela teve um conflito anterior. Aaron Lopate, Luke Preissner, Larry Brown, Bob Dickinson, ele não está aqui esta noite. Fiona Maxwell, Joan Bowen, Thomas Dalton, Chad Fallon está chegando, acredito. Lori Hodgkin, John McLaughlin, Paul Rousseau e Philip Santos não estão presentes hoje à noite. Ele também teve uma conferência. Então, temos um quorum. Você vai aprender por que isso é importante em apenas alguns minutos. Mas eu vou entregar a Janelle em apenas um segundo. Mas acho que vou começar dizendo que todas as nossas reuniões estão sujeitas à lei de reuniões abertas. E com quatro anos de experiência no lote de reuniões abertas, é uma maneira muito desajeitada de fazer o trabalho. Então, eu só vou dizer que essa é minha experiência pessoal. Está lá por uma razão. É absolutamente necessário, mas exigirá que todos vocês pensem cuidadosamente não apenas sobre o que estão dizendo e fazendo nas reuniões, mas mais importante, como você está se comportando fora de nossas reuniões porque Você pode meio que inadvertidamente se encontra em conflito com a lei de reuniões abertas. O MSB exige que mantemos todas as nossas reuniões de acordo com a lei de reuniões abertas, por isso pensamos que era importante que todos tivessem algum tipo de base em tudo isso. Os funcionários eleitos na sala obviamente estão familiarizados com a lei de reuniões abertas e podem fornecer orientação a qualquer pessoa que tenha dúvidas. Acabei de assinar isso para isso. Eu diria aos educadores na sala como você geralmente interage com o comitê escolar o tempo todo e você geralmente não está sujeito à lei de reuniões abertas, mas nesta sala e neste tópico você é. Então é apenas uma espécie de ajuste de Seu conjunto de responsabilidades dessa maneira. Então, eu vou entregar a Janelle. Janelle, se você poderia nos informar se deseja perguntas ao longo do caminho ou deseja que mantemos nossas perguntas até terminar.
[Austin]: Sure. Thank you so much. Can everyone hear me okay? Yes. Thank you so much for having me this evening. Happy to present on this very important topic of the open meeting law. I will dive into the public records law a little bit to the extent there's a little bit of overlap. I always think it's a good idea to cover these topics. Certainly I agree in terms of open meeting law compliance. I represent the city of Medford, other communities across the state, and we are seeing a significant uptick in open meeting law compliance. So certainly a good opportunity to provide best practices, talk a little bit in terms of you know, what your role is in terms of open meeting law compliance, and I understand that some members may be more familiar than others, so I'll try to start with best practices, and I think that's always a good idea. If there are certainly any questions after the training, or along the way, I think we can feel free to interject. I'm an informal person, as many of you know, happy to have this be a conversation. If someone feels more comfortable speaking to me after the training, I'm certainly happy to make myself available as well. And the mayor has my contact information, happy to provide that. I would also start by saying certification is really important. So for any member that hasn't already completed their open meeting law certification, I recommend that be done as soon as possible. The new Attorney General has put forth a new updated open meeting law guide. last year. That's available on the Division of Open Government's website. I'm happy to circulate the link after this, but in my opinion, if any members are due for their open meeting law certification or for any new members, it's a good idea and certainly required under the open meeting law that that be conducted. We are going to cover best practices tonight where this is a public meeting. I don't want to go into any specifics or anything that may invoke the open meeting law in a non-confidential way. Certainly if there are any questions, happy to follow up afterwards. I think I have the ability to share my screen. So I wanted to go through the slides that I have. And again, if anyone has any particular questions, happy to either interject. I won't take offense or go from there. Can everyone see the slides okay? Great. So we're here tonight to talk about the open meeting law. I'm gonna talk about best practices. I'm gonna go through the sort of fundamentals of the open meeting law. We certainly start with the premise that the open meeting law, public records and conflict of interest law throughout the country are really, you know, aimed at government transparency and to eliminate secrecy in terms of the work. that you all are doing. So we know that under the open meeting law, public bodies such as yourself that are subject to the open meeting law can generally only conduct public business through their public meetings, unless there's a specific exemption applies called an executive session, which would allow you to have a confidential meeting. And we'll cover that a little bit further in the training. But in essence, the open meeting law regulates the process by which public meetings can be held and conducted. And there are really several components to what the open meeting law requires. So one, what types of meetings are subject to the law? What rules need to be followed to hold a meeting sufficient to give members of the public notice? And what are the common violations and why? And I think this is always a good idea to cover, again, not to scare anyone or detract from any of the important work that you all are doing, but really just so we're all aware of what the Attorney General's Division of Open Government requires in terms of enforcement, and really to make sure everyone's on the same page with respect to the work and business of the committee. The open meeting law addresses four major issues, so I want to cover those in detail. And apologies if this is, you know, some information that many of the members may have, but I think it's always a good idea to do a refresher. We know that the open meeting law requires notice. Essentially, it requires that postings be conducted no more than 48 weekday hours prior to the meeting. We know that the notice has to be posted in a location accessible 24 hours a day, including the website, and the meeting has to be held in an accessible location under the ADA. If you are meeting virtually or in a hybrid format, we can talk about that. Certainly, information should be available so members of the public know how to log in at home, and any location that you're meeting in person should be accessible as well. We also know that the meeting notice or the agenda should have detailed subject matter items, so we'll talk a little bit about what that means. But it's a detailed list of topics that you will all review so that a member of the public can look at that meeting notice at home and say, yes, I'd like to attend the meeting because I know these topics are going to be covered, or no, I'm going to pass on this one and go to the next one. someone should be able to say, I understand what this meeting is about and I want to attend this meeting based on what's on the meeting notice. We're going to talk a little bit about the nature of the meeting. As I mentioned at the beginning, there's a presumption under the open meeting law because of government transparency issues for an open session. So the meetings conducted as we're meeting tonight in an open session so members of the public can see in real time what the public body is doing, the votes that are being conducted and the deliberation, and we'll talk about what that means, of the body's business and the public business being conducted. There are certain pretty narrowly tailored reasons for a closed or an executive session, and we'll talk about the procedures if you do end up meeting in executive session. Conduct of the meeting, this is a hot, hot topic in recent years, essentially, you know, what rules govern public comment? What are the free speech principles that may apply? Who gets to speak and when in remote and hybrid meetings? So we'll cover that. And then the fourth major component of the open meeting law is the meeting minutes themselves. Essentially the content of the meeting, detailed enough, similar to a meeting notice to allow someone that wasn't present to know what transpired or what took place at the meeting. The timing for drafting and approving those meeting minutes, essentially for an open meeting within three meetings or 30 days, whichever is later, is a standard that the Attorney General's Division of Open Government established. And we'll talk about the process to do that. Most of the public bodies that I work with usually have them approved at a, you know, an open meeting of the public body for any meeting minutes, but some decide to designate that task to the chair or to another individual. That's a policy decision, but we can talk about that if anyone has any questions on that as well. So we'll go through the overview essentially. 48 hours, I can't tell you how important that is prior to the date of the meeting. So certainly to be cognizant of legal holidays, vacation schedules, certainly as the summer months come up and there's various holidays in play, Memorial Day, Juneteenth, as well as July 4th, something to be aware of as you schedule meetings that it's 48 weekday hours, not including holidays or weekends. The meeting notice should list all the topics with specificity. And regardless of whether the meeting was posted correctly, We know that the open meeting law says that a meeting occurs whenever a quorum of your public body discusses matters within its jurisdiction. So we're gonna spend a lot of time on email practices and text message practices, because I certainly agree with the statement at the beginning of the meeting, that in essence, it's just as important what occurs outside of a public body's meeting under the open meeting law as to what occurs during a meeting. So we're gonna talk about pitfalls and some things to be careful of relative to your work. And essentially something that I see all the time and to be careful about is that we know that a quorum can be reached regardless of whether an email goes to the entire public body or whether it goes to several members and then it's forwarded to other members. So we're gonna talk about that. We call that serial communications and it's something with the, you know, explosion and all of us use technology all the time. It's something to be aware of, certainly, as you serve relative to the open meeting law to not get into a situation where there's deliberation over email or text message or other social media mechanisms. Subcommittees, I don't know if you intend to create any subcommittees, but certainly wanting to review that as well as we provide an overview. A subcommittee is also subject to the open meeting law. The intent to create a subcommittee essentially is not required, and the attorney general will look to determine whether or not the subcommittee is within government, empowered to act collectively in serving a public purpose. So generally speaking, unless there's an exception, and we'll talk about that, a subcommittee of your committee is essentially subject to the open meeting law. just as the entire compliment would be. You know, there are exceptions to that. If the mayor created a subcommittee to advise just herself or the superintendent did, where they are not individually subject to the open meeting law, a subcommittee created by them wouldn't be. It's a very fact specific analysis. So we just wanna be really careful with respect to the creation of subcommittees or working groups or task forces. to determine whether or not they are subject to the open meeting law. Some practical ways, I try to be practical as many of you know, to avoid violations of the open meeting law. One person reporting back to the public body doesn't create a subcommittee. And if multiple members are using, doing work on behalf of the public body, you would wanna post a meeting and comply with the open meeting law. Any questions so far? Okay, I'll continue on. Some tips to stay out of trouble. And this is all things that I've seen in advising municipalities since 2006 on open meeting law and public records issues. So it certainly comes from experience. If you are attending a meeting of another public body, school committees, city council, the city of Medford. Um another. I'm sure you're all very involved in the city of Medford and the work that the city does. You want to avoid creating the appearance, whether that be at another public bodies meeting or social event or community event. Um that you are discussing matters within this public bodies jurisdiction. Um I've handled open meeting law complaints or issues over the years where there's an or there was a community event and I think that they were talking about X, Y and Z. So certainly you wanna avoid the appearance that you are discussing municipal business. To the extent you need to meet jointly with the city council or the school committee or another public body, you can post a joint meeting to be held at the same time and place and then minutes would be prepared just as they would for any other meeting that you may have. If you're doing a site visit, certainly, best practice may be to send a representative to report back, and then that content is included in the next session's meeting minutes. You don't want to be in a position where there's a site visit at a particular location, for instance, that is not accessible. And then we're going to spend a lot of time tonight on email, but I can't reiterate this enough to try to avoid the use of email or text messages or social media. amongst a quorum of your public body. Locations, you're gonna wanna file your meeting notice with the city clerk and they're online as well. Some best practices with respect to using your or posting your meeting notice. I would recommend not using acronyms or abbreviations. Really someone that just moved to the city of Medford should be able to pick it up and say, I understand what's going on at this meeting. We all that do work with public bodies and public entities understand terms like MSBCA or MSBA, DEP, you know, DEF DESI, but certainly, you know, for the first time, you may want to spell it out just so everyone knows what is being discussed. The meeting notice should indicate the date and time of the posting. And if you do revise it, I don't know what the practice is going to be. You're going to want to include both the date that it was originally drafted and then the revised date as well. And that should be done 48 hours, 48 business hours in advance. Regularly occurring items do need some more detail than just these examples that I've used. What we know from recent determinations from the Division of Open Government is that more detail is better than less detail, so we don't really want to use categories such as new business, old business, or departmental report. We really want to specify, for instance, correspondence and list if there's any notable correspondence or you know, budget analysis and list any particular reports, for instance, that are going to be done. So I would recommend erring on the side of more, not less specificity, which should be helpful to alert members of the public about the exact topics that are going to be discussed. Any questions on any of this? Great. Some practical considerations, and this does come up obviously from time to time, scheduling matters or space limitations. Generally, a meeting may not be continued from one night to the next as a matter of course, unless that continuation is posted under the open meeting law. So if you couldn't meet tonight, would have to reschedule this meeting and repost it for the new date and time. And the notice requirement under the open meeting law doesn't substitute or supersede any other notice requirements if you have them under any other legal requirements. So always worth double checking to make sure you're covering any publication notice or anything else that may be required. Emergencies. I can't tell you how many questions I get regarding emergencies, particularly in the winter months with inclement weather. There are very limited instances when a public body can meet without that 48 hours notice that's required. Poor planning doesn't equal an emergency. We know from determinations of the Attorney General's office. So if there was just a mishap with respect to scheduling, and I certainly understand everyone's doing the best they can, and you certainly have a lot of schedules to figure out, with respect to the public body's business, but generally an emergency is limited to natural disasters, public health matters, and public safety issues. So something to be aware of. We can talk a little bit about if something's unanticipated, that's a little bit different, but hosting is really limited in the emergency context. If you do have an emergency you really need to meet, There's a specific reason why the 48 hours couldn't have been, it couldn't have been posted with the 48 hours. You do want to comply with the open meeting law to the extent you can, and really limit deliberations to just that emergency matter. You're gonna take meeting minutes of that emergency meeting, and then you'd wanna post a follow-up meeting where you basically ratify the action that was taken at the emergency. So let's hope for no emergencies. but just wanted to make sure everyone had that information as well. Conducting meetings. So we're gonna move a little bit from the notice piece of this and the agenda piece of the open meeting law to now how those meetings are conducted. These are topics that I often receive a lot of questions about. So I just wanted to make sure everyone had the best practices related to these particular topics of the open meeting law. We know that If the meeting is being recorded, similar to whether it be on Zoom or in person, that there should be a public statement or notification to the public through the technological means that the meeting minute is going to be recorded. And the basis of that is the Massachusetts wiretap statute. We can't secretly record anyone in Massachusetts. If an individual wants to record the meeting on their own, it's not otherwise recorded. So if someone shows up to an in-person meeting, it used to be when I started doing this, it would be the big, you know, the big recording device with a tripod that we had the old VCR tapes for. Now, of course, it's iPhones. The individual must inform the chair of their intent to do the recording. And then the chair would make the required announcement to the public body members as well as members of the public indicating that the meeting was going to be recorded. In my opinion, the chair can decide to reasonably regulate the recording placement. Obviously, as technology is smaller and smaller, this is less of an issue, but we don't want to block anyone's view, so to speak. And people can be in a position where they're not interrupting or there's no disorderly conduct in the meeting themselves. Any questions on recordings? Nope. Okay, thank you. Email. I would say, I'm going to try to do the math here. 70 to 80% of the open meeting law complaints that I deal with relate to the use of email, text messages, or other social media mechanisms. So I say that again, we all use technology, it's efficient, it's quick, It garners a quick response and certainly, I'm sure you all use it, you know, in your other lives, professional lives, personal lives. But really, the open meeting law does not encourage the use of email or other text messages by members of the public body to conduct their business. Email is explicitly addressed in the open meeting law, and it is often the reason I see for a violation to be determined by the Attorney General's office. And what the law requires is that a quorum, either collectively, so reply all situation, or, you know, a group of individuals or one individual forwards it to another who forwards another, can constitute an open meeting law violation. Members should really be cautious and a best practice would be not to use email to share ideas, beliefs, opinions, concerns, whether serially or in a single email regarding business. And you can't use another member to, you can't send an email to a non-public body member to then circulate out to the group as well. Some practical approaches, certainly beware to reply all on emails and really limit the use of email to scheduling purposes only and try to avoid using it to undertake business. We should always assume that emails could be forwarded to, you know, a local blogger, put on Facebook, sent to the newspaper. I've seen it before. So we really want to be very considerate of the use of email. And this is where there is the overlap with the public records law because even if you're volunteers, emails or text messages or social media posts that are made in your official capacity or in relation to your service on this committee really are subject to the public records law as well. And so if you use a Gmail account or a personal cell phone to send an email or a text message, and there is a public records request for that, that certainly would be subject to the public records law, most likely. So just something to be very cognizant of as you begin your service. Is there a question? No, I think we're good. Okay, great. Thank you. Texting and social media, texting and social media, similar, also subject to the open meeting law. Facebook, Snapchat, Twitter, Reddit, all of those are subject to the public records law and the open meeting law to the extent there is deliberation. If you are a user of social media, certainly in your individual capacity, you have free speech and first amendment considerations. So I'm not gonna speak directly to your individual rights, but certainly some practical approaches if you are posting on your service, you don't wanna direct comments to your other members, And if a matter directly involves issues pending, you might wanna consider not engaging. Certainly again, be thoughtful about the comments that are made and consider using separate accounts if you do run for something. Remember that applicants or any individual before you has due process rights. So certainly something to be cognizant of as well. The open meeting law, does not mandate, we're gonna talk a little bit about the authority of the chair in public comment, does not mandate that any particular person be allowed to speak at a meeting. So that's something we've seen a particular uptick in, both with respect to First Amendment auditors across the state, and also I'll talk a little bit about a case that came out last year that is really important. The open meeting law doesn't require that you even allow public participation or public comment, though I certainly understand that most public bodies do. The open meeting law indicates that the chair essentially has the sole discretion as to who may speak and for how long. So comments are directed through the chair, as you know. And while public comment isn't required under the open meeting law, allowing the public to speak during your meeting or restricting any speech, other than based on time, place, and manner restrictions, and we'll talk about what that means, does have serious constitutional implications. So certainly if you do allow public comment, all of the decisions as to who's going to speak or for how long should be content neutral. So not based on the particular message for a speaker or what that individual says, but just based on the time that's allotted. Some public bodies I work with say 15 minutes of public comment, everyone gets two or three minutes, people are allowed to speak once or twice depending on how busy the agenda is. And some have adopted public comment policies as well. So certainly something to put out there to all of you to consider. And we'll talk a little bit more about public comment, but the chair does have the authority to regulate it subject to those constitutional restrictions. Public participation, whether or not to allow public participation is a significant policy decision. here are a couple of factors for all of you to consider. When will the public participation period occur? Is it going to be at the beginning of the meeting? Is it going to be in the middle of the meeting or at the end of the meeting? How long will it be? You know, like I said, 10, 15 minutes is usually what I see, but there are some meetings where warrants particular input from members of the public. And so you all may decide a half an hour or an hour We just want to make sure it's equal across the board for anyone that wants to speak. How long will each person be allowed to speak and whether or not each person can speak more than once. So conducting the meeting, policy issues for public comment periods, any rules about public participation must relate to the process. such participation and cannot relate to any speech protected by constitutional principles. Any restrictions on an individual's speech must be narrowly tailored. So again, try to give some practical advice here, items to consider. During a public comment period, you certainly want to avoid a debate to the extent you can. You want to avoid responding before you've had the time or opportunity to discuss it or if the matter is controversial. And it is perfectly fine, both under the open meeting law, as well as under constitutional considerations, to just leave matters raised during public comment unresolved. They're not on the meeting agenda itself. And so it may be something that you decide to put on a a future meeting agenda so that members, the public that may be interested in the topic can come to the next meeting and say, okay, this is going to be reviewed. We're going to have an open discussion. We're going to be able to deliberate on it. So some practical items to consider there. Matters not reasonably anticipated by the chair that are going to be discussed by all of you must be added to the agenda. after the posting deadline to the extent feasible. And I'll give an example of that. If you are going to designate a staff member or someone else to work on your agenda, you wanna make sure that that person understands that it has to be added as soon as possible. And like we had talked about at the beginning with respect to the meeting notice, the updated agenda should show the original date as well as the date that it was changed. Matters not reasonably anticipated by the chair may be discussed and acted upon, but the Attorney General's Office does recommend, unless it requires immediate attention, it really should be put off to a later meeting and included in that meeting posting. So it really is, was this matter so time-sensitive, but yet unanticipated that it had to be discussed at this meeting? We updated the meeting agenda, and we're going to essentially discuss it, or can we put it off to the next meeting because it isn't time sensitive and it really could have been anticipated based on the totality of the circumstances. Any questions on any of that? I know it's a lot of content. Anything from any of the members? Looks like we're good so far. Okay, thank you so much. Meeting minutes, I don't know if you've all determined how the meeting minutes will be prepared or created and approved, but wanted to make sure, and I'll make these slides available to anyone that wants them after the meeting. I'll certainly circulate them so you have them as well as some other materials that may be helpful as a little open meeting log guide. The date, time, and place of the meeting and members present and absent does need to be included. You know, I get this question all the time. Are the meeting minutes a transcript? And the answer is no. What we know is it doesn't need to be a verbatim transcript of what transpired, particularly as I would imagine you're going to have longer meetings from time to time. What the attorney general's office has said and what the open meeting law requires is that it has to have a detailed summary of the discussion of each topic so that a member of the public sitting at home that goes to the website and looks at meeting minutes once they're drafted and approved says, okay, I understand what happened at this meeting, right? I understand this was the topic discussed. This is the general nature of the discussion. These were the votes that were taken. Here are the next steps. It can't be very cursory, but at the same time, it doesn't need to be a verbatim transcript. We do know that it should have the decisions made, any actions taken, and any votes recorded. You all did proper roll call vote at the beginning. If you are meeting in a remote capacity, you do want to do a roll call vote, and we'll talk about that in a little bit as well. The meeting minutes should also reference any documents or other exhibits that you use or consider during a meeting. They don't need to be attached to the meeting minutes, but we just want to reference them so that if there is a public records request or a request for those meeting minutes and all materials that you use during the meeting, someone can go back and figure out what was discussed and put the package together to then send to a member of the public. Meeting minutes do need to be approved and drafted in a timely manner. We know that that requires under the current regulations that that approval has to transpire within the next three meetings or within 30 days, whichever is later. There are several determinations that talk about, you know, staffing constraints or operational constraints alone aren't really a good reason for a delay in those approval of the meeting minutes. Certainly things happen. Everyone's busy and people are doing the best they can. My general advice and best practice is to try to stay on top of the drafting and approval of the meeting minutes as best as you can, given your other responsibilities. A question has come up very frequently in the last couple of years, can a public body use Google Docs or another document sharing mechanism to edit edit the meeting minutes in advance of a meeting to make that a more efficient process. And generally that is not allowed under the Open Meeting Law because if several members are going into Google Docs and sharing their comments outside of a public meeting, that could constitute a deliberation. It can be delegated, this task, to one individual. It's a matter of policy in terms of how you want to handle it in terms of efficiency, but there are different methods, so if you have any questions on that, feel free to let me know, and I'm happy to walk through it. Meeting minutes are Minutes of open meetings are public records as of the moment of their creation, regardless of whether they've been approved. So draft meeting minutes are subject to the public records law, just as approved meeting minutes are. Certainly personal notes, so if you take personal notes that are not shared as part of the public body's official files or the school department's files or the city's files, those are personal to you. And I would argue those are exempt under the public records law. But the meeting minutes, even in draft form, would be subject to disclosure. And there is a slightly shorter timeframe for a request for meeting minutes under the open meeting law. It's 10 calendar days. For a public records request response, it's 10 business days. So I just wanted to make sure you had that information as well. Executive session minutes. I don't know how much you all will meet an executive session, but certainly wanted to make sure everyone was aware of what an executive session is and how those meeting minutes differ from open session meeting minutes. The open meeting law allows public bodies to meet an executive or confidential session for specific reasons, those are all spelled out in Chapter 30A, Section 21. And I have many handouts on this. If anyone wants it, feel free to let me know. Happy to share it with all of you. Basically, if you all meet in executive session, either for litigation or real estate reasons, or there's a particular complaint, those are the most common reasons to go into executive session. There are specific requirements that apply. There must be notice. There need to be roll call votes. And those meeting minutes as opposed to the open session meeting minutes are confidential so long as that executive session purpose applies or there may be another reason to keep them confidential even after they're released under the public records law. Essentially, executive session meeting minutes can be withheld until that purpose has been met unless they're protected under the public records law. And the most common example of that is if you were meeting regarding, you know, threatened litigation or litigation that you were involved in, I hope that never happens, under Purpose 3 of the open meeting law, and you had counsel advising you at that meeting, the litigation settles, the, you know, there's no threat of litigation, all of that goes away. but the meeting minutes themselves may be able to be redacted under the attorney client privilege. So there is a little bit of overlap there with respect to the open meeting law process and the public records process. So just want to make sure everyone knew that. If you do meet an executive session, the open meeting law requires the chair or the chair's designee to review executive session meeting minutes routinely. I usually recommend quarterly just to see, can the meeting minutes be released? Has the purpose expired or not? And so that, to get in the habit of doing that, if you do end up meeting in executive session, I think is very helpful as things progress. Same timeframe in terms of a response, the 10 calendar days as well. Not that you need to release them, but just that a response be provided. Any questions on that so far? Nope, we're good. Thank you. I just want to check in every once in a while just to make sure. Executive sessions, if you do meet an executive session, you're going to first convene an open session. This question comes up all the time. Well, we're just having an executive session, Janelle. Like, what do you mean? Well, you have an open session, you start, and then the public sees you vote to go into executive session. That's what the open meeting law requires. You're going to announce the purpose of the executive session without compromising the reason. You know, this comes up more often, I would say, for land use boards, for instance, but if you had, if there was a threat of litigation and you didn't want to impact that at all, certainly may decide as a matter of policy, we can't discuss this. So something to be aware of. You're going to take and record a roll call to vote to go into executive session. and announce publicly whether or not you're going to return an open session or reconvene at all. Exhibits and documents are going to, again, be stored in reasonable proximity to the minutes so that we understand what the record of the meeting, what happened at the meeting, what transpired, and really only, I can't stress this enough, discuss the matters that are cited. So if you do feel as if you have a reason to go into executive session to discuss things secretly, And again, they're very narrow for the reasons you can do this. You really only wanna discuss those matters. You don't want the conversation of we are in a different direction that should be discussed in open session because I have dealt with open meeting law complaints alleging that when the minutes are released, everyone can see there was an open discussion of something else. So really be cognizant that you're only talking about what you can talk about in executive session. And again, it's 38 section 21, and the open meeting raw guide that I can circulate after this meeting goes through all of that in detail and there's a very helpful checklist that I have as well that I'm happy to provide to the committee as they conduct as you all conduct your work. I do get this question quite often, so I wanted to make sure you all knew. If an executive session is anticipated, it does need to be listed in appropriate detail on the meeting notice, again, without compromising your position, and the vote to enter into executive session must also be listed as well. You know, it's often that You have an open meeting and someone will say, well, can we go into executive session now? And the answer is most likely not. The same posting requirements apply unless there's an emergency or unanticipated item. So I wanted to cover, before we go into questions, and I'm happy to answer any questions that anyone has, a little bit of the enforcement process, just so you're all aware of it in case this ever comes up, and I hope it doesn't. You know, step one is if there was an open meeting law complaint that a written complaint be filed, there's a specific form within 30 days that someone found out about the alleged violation. And then from there, the public body would review the complaint, discuss a response and issue a response to the complainant along with any action that was taken. The complainant can essentially be satisfied and not do anything else and say, I'm completely content. with how the committee responded, or alternatively, they can say, I want further review with the Attorney General's Office. And the Attorney General's Office has a specific division, the Division of Open Government, that is charged specifically with enforcement of the open meeting law. There's a director of that division and several attorneys, and they essentially review open meeting law complaints to determine whether or not a violation has occurred. There are a variety of options. If there is a violation that the AG's office has, they can nullify the action that's taken. There are fines that can be imposed for intentional violations. There is also the option to go to court to seek further relief if an individual wants to. And then three registered voters can also bring an action in superior court. You know, I think the bottom line here is to really take those best practices and try to employ them to the extent you can. And if there's any questions along the way, better to ask at the beginning than to let it go further than that. Any questions so far? Nope. Nope, I think we're good. Okay, thank you. So I wanted to cover some recent notable court decisions. I've given a long summary here just so everyone has them. I think really the takeaway is the Barron case is a huge case that was recently decided by the SJC, the Supreme Judicial Court, which is the highest state court in the Commonwealth. And that really dealt with public comment periods. And essentially, in summary, the court held that while Municipalities are not required to provide public comments during board and committee meetings. If you are required to do so, they have to comply with the provisions of the constitution. So after this decision in South Borough, and I encourage you to all read it if you're interested, and I have a copy if anyone wants it, in my opinion, care should really be taken that any public comment period, like we talked about a couple of slides back, is limited to these reasonable time, place, and manner restrictions, rather than mandating quote-unquote civility or other content-based restrictions. You know, certainly this was a trend since the court reviewed this Corey Spaulding case versus Town of Natick School Committee back in 2018. closely tracked that case and the ACLU was involved in that litigation. That also dealt with public comments during public meetings where there were allegations the committee improperly limited comments made by members of the public, which were critical of the committee, but allowed other individuals to speak. If we look at these cases together, essentially, I think it makes sense to have a public comment policy or consistency across the board with respect to time, but regulation of content is really problematic in light of these decisions. So if there are specific questions of that, as you begin to conduct your business, certainly let me know. I'm happy to analyze that. I've worked on a lot of public comment policies since the Barron decision was decided. So happy to answer any questions that anyone has on that. I think practically speaking, most people do the time restrictions for public comment period and decide where in the meeting they're going to have public comment based on their other businesses, business for that meeting. I've included reference to two other cases. The Town of Swansea case was about sufficiency of meeting minutes. So I wanted to make sure you all had that as well. And then the Bolter versus Whelan case was really, and I don't know how much this would impact your work, but really dealt with employee evaluation processes. The current state of the open meeting law. So we know that the COVID-19 pandemic era changes are in place until March 31st, 2025. They were extended by Governor Healey in a supplemental budget bill that further extended those temporary measures. They were put in place in 2020 and extended several times. I just wanted to alert all of you that there is also significant pending legislation that would either seek to extend this further or make modifications to the open meeting law. I haven't heard it moving quickly at the state level, but certainly will keep All of you updated along the way, if there are changes, we would update, certainly update you, but for now, you can meet entirely in person, you can meet entirely remotely, or you can meet in a hybrid format. You know, I think instead of holding meetings in a public place, you can provide adequate alternative means, and we'll talk about what that means. Public body members can also participate in meetings remotely as well. The changes are still optional, There are technological considerations, we'll talk about that, but essentially the 2020 changes that were in place remain in effect through at least March 31st, 2025. And I would imagine there'll be further action on those in the next six months. Adequate alternative access, what does that mean? It means that if you are providing, if you are meeting remotely, you have to provide real-time access. A lag of about 20 seconds or so is deemed acceptable, but if there is a technical problem that prevents the meeting from being accessible, the stream crashes, the meeting should be paused or rescheduled depending on the severity of the technical issue. So there have been multiple determinations that The attorney general's office has held that continuing a meeting and posting a recording afterwards does not cure a violation if the meeting is fully remote. The public must be able to access the meeting as it happens. And again, this is if there's a remote meeting. If you're meeting entirely in person and you're providing a courtesy link or it's being live streamed as this is on, know Medford community then that requirement would not apply in my opinion. Zoom as we're here tonight is the typical means but it's not required. Any method that allows the public to follow in real time is acceptable in light of the remote meeting requirements. Additional considerations if you are meeting remotely you have to make a public statement that the meeting is being recorded, again, under the wiretap requirements. Votes should be taken with a roll call, just as we do in an executive session, and remote meeting, remote members, so if there are some people in person and there are some people at home, you must introduce yourselves or be introduced at the meeting, and the camera should be on to the extent that someone can have their camera on and they're not participating by phone or for medical reasons, they can't participate with their camera on or they've requested an accommodation. When holding an executive session remotely, members of the public body should state that no other person is present, that no one else can hear them. Again, that goes to the confidential nature of an executive session. And so if we were here tonight, I would say, you know, just so you know, I'm here in a room with the door shut in my office and no one else can hear me. That would be sufficient. Hybrid meetings. Many, I would say the majority of public bodies I work with are meeting in a remote or hybrid manner. You can allow your members to meet in person, but members of the public can watch a live stream. And you can also allow direct participants. So if you had a contractor or an engineer or a project manager to attend in person, but the general public could meet remotely. And a member may attend remotely if even if other members attend in person. The bottom line is essentially if live access stops, then the meeting must stop as well. If there is troubleshooting or technical difficulties, you do want to be careful, again, not to deliberate over text or email if there is an issue with a technical feed. And you can resume the meeting once it's resolved and members of the public are allowed to see the live stream again. Public body must be able to hear and follow the meeting from their remote location. Okay, so that was a little bit of a, I know a lot of information to take in. I'm happy to answer any specific questions that anyone has. As I had mentioned, I'm happy to share both these slides as well as additional resources as a open meeting law training kit with all of you and happy to answer any questions along the way. and update you with respect to the legislation on the open meeting law changes that may or may not go into effect by the end of next March.
[Jenny Graham]: Há alguma dúvida para Janelle? Ok, Janelle, se você pudesse enviar esses slides, isso seria ótimo. Vou garantir que o comitê tenha acesso a eles. E muito obrigado pelo seu tempo.
[Austin]: Obrigado a todos. Enviarei vou enviar o guia de registro de reunião aberta. Enviarei meus slides e enviarei outros materiais úteis, bem como um resumo disso. Eles estão em decisão, então todo mundo tem. Ótimo, obrigado. Muito obrigado. Foi bom ver todos vocês terem uma boa noite. Boa sorte com o resto da sua reunião. Obrigado. Obrigado a todos.
[Jenny Graham]: Ok, então estamos na hora certa. Vamos voltar para algumas apresentações. Este é um grande grupo. Há 25 de nós no total. Temos alguns membros que não podem estar aqui hoje à noite que me avisem com antecedência, então vamos recuperá -los. Mas eu esperava que pudéssemos dar a volta da sala e você pudesse se apresentar e falar como muito brevemente sobre o que você vê seu papel no comitê como e certificando -se de que isso Todo mundo na sala meio que conhece você, se você tem um tipo de papel oficial nas escolas de que elas podem não ter te conhecendo antes. Então, Peter, você quer começar? Claro.
[Parkinson]: Boa noite, todos. Meu nome é Peter Cushing, superintendente assistente das escolas públicas americanas para enriquecer. Reparo de telhado verde, instalação da caldeira e ajudar a autoria um SOI para um projeto que atualmente se abriu há cerca de duas semanas. Então, estou realmente feliz por fazer parte dessa equipe que ajudará a construir o futuro do metrô. Eu sou Joan McLaughlin. Sou diretor de edifícios e terrenos. Estou chegando ao meu 38º ano em Brigham e escolas públicas metodistas. Estou ansioso por isso. Eu estava no laboratório de ciências quando fizemos o laboratório de ciências do ensino médio no MSBA. Eu estava no projeto de petróleo na Medford High School. Quando fizemos isso, esse foi outro projeto do MSBA. Espero que eu possa trazer minha vasta experiência a longo prazo para a vanguarda para nos ajudar de qualquer maneira que possamos levar as coisas adiante. Boa noite, todos. Eu sou Thomas Dalton. Sou o diretor de comunicações cessantes da Metropolitan Public Services.
[Jenny Graham]: Polegar para baixo.
[Parkinson]: Mas à sua disposição agora. Sou um profissional de comunicação com uma carreira no governo estadual e local. Mas quando eu ainda morava em minha cidade natal, Stoneham, também servi como membro do comitê escolar em Stoneham. Durante esse período, iniciamos o processo com o MSBA para a New Stonewall High School que será inaugurada em setembro. Então, particularmente esse período do processo do MSBA, é muito familiar para mim. Eu estava servindo como membro do comitê escolar durante esse período. Certamente muito empolgado com todas as oportunidades que teremos que colaborar com o estado para reunir muitas informações locais realmente boas. É realmente emocionante. Olá a todos. Eu sou Paul Rousseau. Estou no comitê da escola de Denver. É o meu sétimo ano. Estou prestes a dizer, tenho certeza de que você está muito impressionado.
[King]: Boa noite. Eu sou Tracy King. Eu moro em Medford há 12 anos. Trabalho profissionalmente como gerente de teatro e instalações sênior, supervisionando as operações diárias de um centro de artes cênicas em um campus público. Atualmente, estou parte de uma equipe construindo um novo teatro do outro lado do rio em Austin. Iniciante foi apenas alguns meses, algumas semanas atrás. Por isso, trago algumas operações diárias, gerenciamento de instalações e recursos. Eu sou Maria Dorsey.
[Dorsey]: Eu trabalho aqui na Metis High School como bibliotecária escolar. Estou nas escolas há 28 anos. Eu moro em Medford por 43 anos. Meu marido é um residente ao longo da vida. E eu estava envolvido, então sinto que está em Medford do mesmo tempo. Eu estava trabalhando no antigo Brooks-Hobbs quando passamos a partir daí para a nova biblioteca McGlynn. E então, dois anos depois, fiz a transição para a nova biblioteca da Brooks School. E em 2010, fiz a transição para a antiga escola, o que foi um choque. Mas, quando estávamos passando pelo processo de construção das outras escolas, eu não estava no comitê, mas participei de alguns dos passo a passo em outros edifícios. E eu assisti a esses eventos semanais de Jack Buckley com a tempo e o orçamento. E foi realmente, fiquei tão fascinado por todo o processo. E vejo meu papel como parte funcional do edifício, como ele vai operar para os alunos, os professores e, é claro, meu espaço pessoal delirante.
[Libby Brown]: Oi, todo mundo. Eu sou Libby Brown. Eu sou um arquiteto. Eu moro em Medford há quase 10 anos. E estou realmente muito empolgado agora que meus filhos estão na escola, que este é um projeto que está ganhando vida, e estou realmente empolgado por fazer parte disso. Trabalho principalmente na educação, principalmente em ED mais alto, mas também em um K-12 particular. Não é exatamente uma experiência do MSBA, mas fizemos o trabalho do MSCBA, então um pouco no lado mais alto. Mas acho que esta é uma oportunidade maravilhosa para Medford. Trabalho muito com educadores e bibliotecários e pessoas de programação através do design e construção de conceitos, especialmente com muitas reformas de fases e avaliação de instalações existentes e se você vai mantê -las e renovar, derrubar -as, fazer as duas coisas, fazer tudo de uma vez e qualquer coisa intermediária. Portanto, este é um projeto emocionante. Estou feliz por estar aqui.
[Larry Brown]: Sou Larry Brown, apenas um Joe médio a alguns quarteirões de distância. Então, eu não sei exatamente onde vou me encaixar nisso tudo, mas tenho muitos antecedentes em construção, planejamento, desenvolvimento de locais para principalmente residenciais, mas também como comercial. Não quero dizer isso, mas se alguém quiser saber minha formação, posso falar mais com você. Mas acho que meu interesse é como Ajudando você no processo, porque eu meio que fiz esse tipo de coisa em vários níveis, não especificamente para uma escola, mas outros tipos de projetos. Como você acabou de apontar, há muitos fatores aqui, e isso precisa ser feito sequencialmente. Não podemos simplesmente pular para o fim. E se eu puder ajudar com esse processo, fico feliz em fazê -lo.
[Jenny Graham]: Larry, você também é um professor aposentado do ensino médio de Medford. que também luar aqui de vez em quando.
[Larry Brown]: Eu tive cerca de 38 anos em construção.
[Jenny Graham]: Sim.
[Larry Brown]: Muitas coisas diferentes.
[Jenny Graham]: Portanto, não se venda curto. É melhor.
[Larry Brown]: Aaron.
[Aaron Olapade]: Olá a todos, meu nome é Aaron Olapade. Também estou no comitê escolar aqui em Medford. Sou graduado em turma de 2018 em Medford High, então você sabe há alguns anos e acabei de me formar na faculdade no BC em maio passado. Muito do trabalho que fiz nos últimos dois anos foi principalmente envolvimento da comunidade, o envolvimento dos jovens principalmente. Eu peguei um ano sabático e trabalhei para o ano da cidade de Boston, então estava trabalhando na aula de ensino no sistema escolar de Charlestown. E então fazendo muito trabalho comunitário também enquanto eu estava na universidade. Desde então, acabei de ser nomeado o novo diretor de programa do Programa de Emprego da Juventude da Cidade de Malden. Então, estou trabalhando no escritório do prefeito tentando fazer com que as crianças tenham acesso a oportunidades de emprego. Então, se você tem filhos interessados, me avise. Vou tentar conseguir um emprego para o verão e para o ano letivo. Então, estou realmente muito animado por estar aqui. Eu acho que muitas das coisas em que estou focando são, eu acho, apenas o envolvimento dos jovens, garantindo que nossos alunos tenham acesso ao que merecem. E acho que é isso que estamos todos aqui para fazer. Então, estou apenas animado para todos nós. Sarah.
[Fallon]: Oi, todo mundo. Chad Fallon, diretor principal de carreira e educação técnica aqui no ensino médio. Estou começando meu oitavo ano em setembro. Parece certo meu beco porque trabalho com um monte de pessoas que gostam de dividir as coisas e construí -las de volta e projetar coisas. E temos 15 programas aqui, se você não sabe. Então, vejo isso como uma oportunidade de expandir nossa programação, com esperança de adicionar de três a quatro programas adicionais ao nosso menu de opções. Feliz por estar aqui.
[Jenny Graham]: Eu sou Jenny Graham. Eu sou o presidente deste grupo de 25 anos. Então, obrigado por estar aqui. Eu tenho dois filhos nas escolas. Eu acho que os dois podem perder esse projeto antes que ele esteja online. Mas eu fiz muitas promessas em casa, então aqui estamos nós. Mas estou realmente ansioso por isso. No meu trabalho diário, possuo uma empresa de consultoria de gerenciamento. Trabalho muito com melhoria de processos, design e entrega de aprendizado de adultos, bem como gerenciamento de projetos. Portanto, sou um gerente de projeto certificado, não em construção, mas sei como mover um grande grupo de pessoas para uma meta. E é isso que estou aqui para fazer. Então, muitas das coisas sobre as quais Janelle estava falando são uma espécie de papéis para eu assumir em termos de atas. E falaremos sobre tudo isso em tempo útil. Mas estou tão emocionado que você esteja aqui. Temos muito trabalho a fazer. E realmente fizemos uma quantidade enorme de trabalho. E estou realmente animado para falar sobre isso. Então, chegaremos a isso assim que terminarmos as apresentações.
[Preisner]: Luke Preissner, pai de três filhos no sistema escolar. A mais antiga é a sétima série dos Andrews, e então sua irmã ainda está no Roberts, e seu irmão mais novo ainda está no Roberts. Acho que me caracterizaria como um pai interessado e muito motivado para melhorar o ambiente do ensino médio, para que possamos evitar escolhas difíceis mais tarde. Eu acho que você sabe, talvez eu fique hiper focado nas coisas. E então eu conduzo muita pesquisa, alguns bonitos Eu não diria familiar, mas estou ciente de como esses empreendimentos complexos podem cair dos trilhos e demorar muito mais do que deveriam. E assim, você sabe, profissionalmente, sou engenheiro de sistema. Eu trabalho na indústria aeroespacial, familiarizada com a complexidade e a atenção ao processo. Certamente, você sabe, acho que meu papel será apenas para perguntar a alguns Perguntas para fora da caixa. Sei que temos muitas pessoas aqui que trabalham diretamente para as escolas ou têm uma forte conexão com o distrito escolar. E então talvez eu esteja olhando para um problema específico de uma perspectiva diferente e eu darei voz a isso. Talvez seja produtivo. Talvez seja apenas uma coisa que é um pedaço de espaguete que desliza para fora da parede. Mas acho que esse é o meu papel aqui, uma espécie de papel de fora, mas certamente motivado a trazer uma nova escola para Medford. Obrigado.
[Maxwell]: Olá, sou Fiona Maxwell, diretora de compras da cidade de Medford. É bom ver muitos dos nomes. Acabei de perceber que nunca vi seu rosto. Mas estou no escritório de compras da cidade de Medford há sete anos, e esta é uma grande oportunidade. Há tantas coisas boas acontecendo na cidade de Medford, e eu não sou de Medford, por isso estou feliz e empolgado com todos os projetos que estão acontecendo. É uma grande coisa. Eu também venho de uma comunidade em que construímos uma nova escola secundária, ensino médio, em 2015, e eu estava do outro lado. Eu era mais o alcance e trabalhei para a cidade de North Reading, mas em uma capacidade diferente. E posso dizer que foi um excelente projeto, um ótimo sistema escolar, e minha filha foi a primeira aula de graduação, e meu filho também se formou a partir daí. Estou ansioso para trazer, Medford merece.
[Breanna Lungo-Koehn]: Breanna Lungo-Koehn, prefeito de Medford. Quero agradecer a todos por estar aqui e agradecer a Jenny por assumir a liderança em todo o trabalho que ela fez. Tenho três filhos, dois nas escolas públicas, uma que pode receber um ano ou dois ou três, mas de qualquer maneira, estou muito empolgado em iniciar esse processo.
[Desmond]: Oi, eu sou Marissa Desmond. Eu sou um arquiteto. Eu trabalho principalmente em ambientes do campus, muito maior, mas da mesma forma que um pouco de K a 12. Eu tenho me concentrado predominantemente nas partes de programação e design conceitual dos projetos, mas também segui muito a partir do conceito semelhante até a construção. Eu tenho dois filhos pequenos, três e cinco anos, então estou muito animado para Tenha uma nova escola para eles no futuro. Fazer parte do processo. Além disso, antes de iniciar minha educação e carreira arquitetônica, eu ensinei matemática da sétima série um pouco. Então, por um tempo, também. Estou realmente muito animado.
[Cabral]: Marta Cabral, diretora do ensino médio aqui no Metro Chi. Sou um ex -professor. Eu também era um AP. E este é o meu primeiro papel principal. Por isso, sinto -me extremamente abençoado por poder ajudar a construir uma nova escola no meu primeiro ano aqui para nossos alunos, porque eles realmente merecem. Eu não tenho experiência em construção, zero trabalho arquitetônico, zero qualquer coisa que todos vocês tenham como experiência. Mas o que posso fazer é imaginar que tipo de espaços nossos alunos, professores e funcionários precisam aqui na Medford High School. E estou muito animado para fazer isso, porque acho que podemos realmente Mova a agulha para a frente em instrução, criando espaços colaborativos e inovadores. Então, estou animado por estar aqui e obrigado.
[Hodgdon]: Eu sou Lori Hodgdon. Eu sou o diretor da escola Slash Principal do Curtis Bus, provavelmente o edifício mais antigo. Certamente. Na verdade, eu amo a arquitetura da velha escola, adoro o Curtis Bus, mas sei que ele não foi projetado para os alunos. E então estou realmente empolgado por ter sido um professor do ensino médio, diretor em Vermont, diretor da Western Mass, North Shore e depois uma escola charter. Eu sempre estive no final de um projeto de construção ou lutando por ele. Eu era um estudante em Middlebury, Vermont e vi isso acontecendo. Estávamos todos usando botas e meu irmão conseguiu colher os benefícios do novo prédio. Eu sinto que sempre estive no começo ou no final de algo. E eu acho que é realmente emocionante. Eu acho que a capacidade, nem toda cidade ou cidade consegue construir um novo prédio escolar e pensar no futuro, especialmente com os alunos com os quais estou trabalhando atualmente, esse acesso em termos de equidade e tipo de capital e recursos culturais para nossos alunos, acho que será realmente importante. Gostei do que Jenny disse, meio que co-localizou, ou quem apareceu, eu amo isso, de pensar em nossos estudantes de tecnologia da Curtis realmente fazer parte do tecido deste edifício avançando. Eles merecem isso.
[Joan Bowen]: Oi pessoal. Eu sou Jo Bowen. Sou diretor de serviços estudantis aqui nas escolas públicas de Medford. Sou morador ao longo da vida e um funcionário ao longo da vida. Este é o meu 31º ano aqui em Medford. E eu fiz a gama de professores, líder da equipe de avaliação, coordenador e agora nesta posição. Eu também tive dois filhos que se formaram nas escolas públicas de Medford. Um foi a rota da faculdade, um foi vocacional. Então, estou realmente empolgado em ver a visão desta nova escola e o que ela pode trazer para Medford e para nossos alunos, mas também para pegar um pegada no que Laurie disse, a equidade e a acessibilidade para todos os nossos alunos.
[Suzanne Galusi]: Oi, eu sou Susanne Kalusi. Este é o meu 27º ano. Então, eu também nasci e cresci em Medford, uma das minhas escolas favoritas. Eu não moro mais aqui, mas toda a minha carreira esteve aqui. Comecei como professor e diretor assistente, líder da escola em Brooks e superintendente assistente de escolas primárias e agora superintendente assistente de acadêmicos e construção. Semelhante ao tipo de peça de Marta, estou realmente animado para trabalhar com todos vocês para a visão instrucional das escolas. Eu acho que, como alguém que foi Maria meio que falou um pouco sobre isso. Então, você sabe, meu pai era o gerente de projeto dos K a oito edifícios. Então eu sinto que já vivi os dois lados disso um pouco, mas sendo abençoado o suficiente Para ser um dos professores do novo, na época de 2001, a nova escola, foi ótimo ver também esse processo se desenrolar como educador e ser uma das pessoas nas novas escolas. Então eu acho que o papel crítico que todos desempenhamos, essas decisões que afetarão nossos educadores, nossos alunos, nossas famílias, nossa comunidade, é muito importante para mim, então eu tomo Leve isso muito a sério. E me sinto muito honrado por fazer parte da equipe e começar a trabalhar com todos vocês.
[Parkinson]: Obrigado. Boa noite, Marisa Parkinson. Eu também nasci na rua em Lawrence. Minha família, minha mãe ainda está aqui na rua em West Medford. E eu comecei a escola em Medford. Comecei em uma escola inicial. Eu fui um caminho diferente. Acabei em St. Ray e Casey. Sou muito católico, mas você sabe, trabalhei no Johnny's Foodmaster em Westlake. Devil Park era meu parque local. E você sabe, eu amo escolas. Eu amo crianças. Eu amo a educação. Estou na educação agora há 30 anos. Então isso é muito assustador, porque eu tinha 29 anos. É como a minha resposta. Então eu acho que vou ter que fazer um ajuste. Mas estou realmente empolgado com o que isso significa. Conseguindo uma nova escola secundária para Medford. Eu sei que na época em que este edifício foi construído, foi como, provavelmente, como Taj Mahal. Era uma bela escola secundária. Mas, você sabe, mais de 50 anos depois, precisamos de algo novo. E eu sinto que nossos alunos merecem. E temos uma programação profissional maravilhosa. Temos uma programação acadêmica maravilhosa, mas em um edifício muito antigo. E temos um maravilhoso programa Curtis House, localizado em uma instalação diferente. Temos maravilhosas opções de primeira infância e nosso programa de pré -escola para funcionários que estão alojados aqui. E temos a sorte de ter essas coisas em Medford. E eu apenas sinto que Medford é essa pequena jóia. E ter uma nova escola principal fará muito por nossos alunos, para a comunidade e para o futuro de nossa comunidade em geral, a comunidade maior. E estou ansioso para fazer parte desse processo e trabalhar com todos que estão aqui e levando minhas diferentes experiências Você sabe, adicionando minha voz com todas as vozes que já estão aqui. E para o prefeito e membro Graham, você sabe, chegando a esse grupo de 25 anos, havia tantos candidatos maravilhosamente qualificados que era como outro engenheiro, outro arquiteto. Mas para chegar a este grupo de indivíduos maravilhosos. Estou muito, muito grato. Quero dar um grito a Luke, que começou o processo conosco há dois anos, eu acho. E, você sabe, ficou lá e sempre estava fazendo o check -in. Então, estou ansioso por esse processo e realmente queremos que permaneçamos positivos e otimistas sobre o que está por vir. E membro Ramjani, não sei se você deseja compartilhar com eles sobre a viagem de campo. que você levou e como alguns de nós levaram e como isso foi emocionante. E será ainda mais emocionante para o resto da equipe ir e ter essas experiências semelhantes.
[Jenny Graham]: Sure. Thank you all for the... words of excitement. I want to do a couple of things between now and 8pm and we're going to be out the door at 8, I promise. But just as a quick time check, two big things. One is I want to give you a bit of a sense of what's been happening. to lead up to today and where we are in the process. So I'm going to talk a little bit about that. We're going to bring up a quick presentation to do that. And then before we leave tonight, we will form some subcommittees so that we can move quickly on some of the near-term work that we need to do. So we'll talk about that in just a minute. But Peter, if you can bring up that presentation for me, that would be great. OK. You can go ahead a couple of pages. Keep going, one more. Here we go. Back in February, we started, so in December, the MSBA invited us to the eligibility period. And we'll talk about what the eligibility period means in just a couple of minutes. But that invitation said, you're invited to this process, which starts on May 1st. So tomorrow we start. However, the committee named me the chair of this building committee back in February, and there's a lot of work that has been done so far. One of the things that we had to do was find all of you, right? So in the context of trying to say, what is it that we want as a school committee for this building committee to do, we established a list of goals. There's going to be many, many more goals, but I did want to set the stage of, the work that we're going to do for the next five to seven years. The first is to plan comprehensively for all programming currently residing on the Medford High School campus, including vocational and non-vocational 9-to-12 education, 9-to-12 athletics, the Medford Family Network, Medford Community Schools programming, early childhood education, including, but not limited to, the Medford Early Education Program, which we call MEAP, and Kids' Corner. So there's so much more that goes on in this building than what we think about when we think about a high school. So that's one thing for you all to start to think about. Number two, what's that? Can I take it? Oh yeah, and I can share the slides. No, no, I can share the slides. Yeah, I can share all the slides with you afterwards. Number two is to consider whether the placement of Curtis Tufts High School on the Medford campus will provide increased educational opportunities to enrolled students at Curtis Tufts. Number three, ensure robust public input and stakeholder feedback and appropriate milestones throughout the project that complies with MSBA guidelines and guidance from the Medford School Committee. Listen to educator and administrator input regarding the future of educational best practices and plans for the students of Medford. That means we care a lot about functionality. So we wanna know that the spaces will work for the students and the teachers in the building. It's really, really important. Number five, create plans for the building that advances Medford's climate goals and achieves any CHIPS and LEED 5, LEED version 5 certification to meet the Paris Climate Accords 2030 and 2050 targets, and moves efficiently and effectively through the building process in a manner that ensures students are able to learn in the new building as quickly as is feasible. So that's a huge task. as quickly as is feasible is still measured in years and not in months. But in the context of building this committee, once I was designated the chair, we got out the call for applications, we started to collect applications, and all of you are here. Meanwhile, there's a lot of work to do in the eligibility phase that we've already begun. So we'll talk about that in just a minute. But if you can go to the next slide. So this is a really junky graphic that did not blow up very well from the SBA website. But as we're talking about the entire process, right, we are just outside the box for another like six hours. On May 1st, we'll hop inside the box into that eligibility period. At each of these steps in the process, The MSBA will have to sign off that we have completed all of the requirements of that phase. There will have to be a board meeting where they vote to invite us to the next phase. So at any point in this process, the MSBA could say, you're not ready to move on. They could also say, we don't like what you're doing. And they could also say, forget about it. So our job here is that none of those things happen. Our job is that we are going to play this clean, we are going to be comprehensive, and we are going to move as fast as we humanly can. Okay, so we're going to give the MSBA a run for their money because we're going to be ready for them. Well, we'll see. But that eligibility period lasts for 270 days. So by January, we have to be done with the eligibility phase. I'm going to talk a little bit about what happens in that phase. Beyond the eligibility phase, just briefly, when we talk about forming the project team, that means bringing on board our owner's project manager. then we go into the feasibility study. When people think about what we're doing on this committee, they think we're doing a feasibility study right now. They think we're deciding, are we building? Are we renovating? Where are we building? Is it on the field? Is it in the parking lot? How's it going to work? We are not there yet. So please tell all your friends We will get there and we will work with professionals to help make those assessments on behalf of what we need to do in this building. And then we'll move on to schematic design, funding the projects. That is where we vote as a community to fund this project. I cannot stress how important that will be, but also we've got a lot of work to do before we get there. Once that happens, we go into detailed design, then we put a shovel in the ground, and then at some point in future, we complete the project. So that's sort of the soup to nuts. My goal is that we're just going to take this one step at a time. We're going to do what we need to do to be compliant with the eligibility period, and then we're going to move on. As we near that next phase, we're going to start talking about how can we accelerate the work. But for right now, our focus is eligibility. So if you can flip to the next page. The eligibility process is its own graphic, which you cannot see. So go ahead and flip to the next slide. Okay. So there are five things that have to happen in this phase. One is the initial compliance certification. It's a legal agreement that binds the city to comply with the MSBA's process. It has been signed and it has been delivered to the MSBA. We are one day ahead of schedule and I'm going to own that. Thank you, Mayor and Superintendent. We're on our way. Number two, the building committee has to be formed. You're all here. The school committee said meet before May 1st and here we are on April 30th. We've done it. The form will be submitted to the MSBA shortly. So we are working on that and that'll be submitted shortly. That's obviously the easy part. It's paperwork. I think The whole eligibility phase is a lot of paperwork, but this is the easy stuff. And we're just going to get it done and get it out of the way. The MSBA will need to sign off on our committee. We have met all the requirements. So the MSBA has all kinds of things that it requires of us in terms of who is on this committee. We've met all of those requirements with all of you here. Now we're going to dive into the actual work. There's three additional things that have to happen. One is what they call an educational profile. It's a template document, and it requires us to say, what happens in this building today? How many classrooms? How many math classrooms? How many swing spaces? How big is your theater? All of it, right? So it asks you to describe currently what happens in this building. It also asks you to describe what you envision for the future of this building. So this is where those conversations about Curtis Tufts, those conversations about early childhood become very, very important. Because between our statement of interest and this eligibility phase, educational profile, that will set the tone for how all the construction professionals actually can do their work. So this is going to set the scope, as it were, for the work that has to be done to actually get this building put up. So there's a lot of work that's been done right now in this process. I have been meeting with the administrative team since February. We meet multiple times a week. They're very sick of me. I would be sick of me. But one of the things that we have started to do is say, what can we chip away at? And so the document is pretty well drafted when it comes to What do we do in this building? All the classrooms have been counted. All the programs have been outlined. There's a little bit more work for the administration to do in terms of what happens today to accurately describe that. The other thing that is obviously much more complicated is having some conversation around what will we do in this building in the future? So in that conversation, again, we've been having a lot of sort of broad conversation. We've been sort of tapping into like the strategic planning parts of our brain to ask big questions, and I'm going to use Curtis Tufts just for a quick minute. We have had some discussion about do our educators think that is something that we should be thinking about and the answer to that is yes, they said, yes, we should be thinking about that. And so we started to say okay what does that look like what might. the requirements be. So we've started that conversation, but that conversation is bigger than what this committee can sort of chew on because it sort of dabbles in responsibilities of the school committee. So last night I served up a resolution asking our special education and behavioral health subcommittee, which is actually chaired by member Rousseau, to have a meeting on a very tight timeline to collect input and feedback about that very narrow topic. Would co-location of the Curtis-Tufts onto this campus in some capacity be beneficial to the educational outcomes of the students that go to Curtis-Tufts? There is another Medford resident who actually spoke last night. He is in charge of a very comparable program at Somerville. He talked about this transition just happening in Somerville and how it exploded his population. It has changed the game for the students who need that alternative setting in terms of access to things like sports teams, in our case, the vocational programs. So there's huge, huge opportunity, but We want to make sure that the community and the committee have some opportunity to sort of think about all that that might bring to the table and provide a recommendation back to this committee. So that has been turfed. Last night, officially, to the Special Education Subcommittee, they will meet. They will invite current staff, current students, former students, community members, etc, etc. And Jack Hevery from Somerville to come and talk and work through that and provide a recommendation. So they're on their way, that will come back by mid-June. So they have their work cut out for them, but that will help us inform the drafting of that piece of what we envisioned for this school. Because what we likely will need is not just a couple of classrooms somewhere in the building. Part of why the Curtis Tufts is successful is because the environment is considerably different than this very, very big campus with 1,200 students. So we will have to think carefully about how we craft that. But hopefully, the work that the subcommittee does will come back to us and can be sort of funneled in. Marta and Chad will come to a future school committee meeting in the coming weeks and Marta will be talking about some of her ideas for alternative programming and what all that might look like even in the short term. And so that is something that will have to be sort of folded in. Joan and Suzanne and I and Paul had a conversation yesterday about early education. Our elementary schools are busting at the seams. We'll have to grapple with that problem sometime. MEEP used to be housed here. And we are going to explore a case that says MEAP should come back here. And that may or may not be ultimately where we land, but that is something that we're exploring because now is the time. We also talked a lot about students who don't have any sort of pre-k education, and as they enter our public schools, just how challenging the entry for those students are. And so we are also talking about things like how big is the wait list, and how many students come to us who have never been in some sort of pre-k setting, and what kind of capacity would we need to service a bigger, more comprehensive early education program out of this building, because all of that would need to go into this document. So we are working on that. So as these things are happening, there's been a lot of work to date on this educational profile. The one big piece of educational profile we haven't touched yet is the communication strategy. I'll talk about that in just a minute. But on the education side, there's so much that our educators have to do for us to be able to get that document pulled together. I just want you all to know it's all in process and as we go through our next several meetings we'll bring those documents forward so we can start to do like broader reading of those documents, ask for suggestions, make sure that we are really thinking about all the angles of what we need to describe and so that is where I think all of you play a really important role to say I think you need to describe what we're doing here a little bit differently based on what I know or based on sort of what the vision is for the arts programs or for the vocational programs, et cetera, et cetera. So that's where we are on the educational profile. Curtis Tuft's co-location is in subcommittee. The other big sort of newer, newish, changing topic is MEEP. What MSBA describes as the reason for delay often in communities is that they're having to make very big decisions that feed their building process. Like, do we combine two schools? And so that obviously has its own energy and its own set of requirements, which makes it very challenging to be able to move quickly. So we are trying to both think very big because this is a one-shot opportunity to think about what the district really does need in a very comprehensive way, but also move as fast as possible. So all that work has been in progress and moving as quickly as is humanly possible. Peter, can you go to the next slide? Very similarly on the vocational side, because we have a very active vocational school, we have another document that needs to be filled out, which is a Chapter 74 viability. Chapter 74 is the chapter of the regulation that establishes vocational programs, right? OK. That drafting is in progress. We have to tell them, here are the programs we have. Here is the capacity of those programs. Here is our current enrollment. And things like, what is our wait list? We also have an opportunity to describe intended expansion of these programs. Chad and Peter will be at the school committee talking about potential for expansion. That is a school committee matter because expanded program takes much more than just a building. It takes equipment, it takes staffing. So the school committee has to weigh in on that. So that's gonna come before the school committee on May 20th, and that will feed sort of the finalization of the chapter 70 form and and this group will read through and sort of get ready for that as well. Um, and then there is a piece, um, of the puzzle, which, um, the mayor and the superintendent and I are talking to MSBA about later this week, which is really information around city planning. So we can start to, um, feed information into what they call their enrollment study that helps size the building. So you've probably heard a lot about this building was built for 4,000 students, and now there's only 1200 that. Whether 4,000 was the number or not, I don't know, but it is true that the number is different. And so one of the things that the MSBA will do in the eligibility phase is they will say, we're going to build a building for this many students. That usually tracks with something like what happens in the building today. However, if there's huge planned expansion in the city in terms of housing units going up for development, they're going to want to know all of that. So that they can size the building because they don't want us to build a building that is immediately out of capacity. They also don't want us to build a building that will never be at capacity, right so so that's some of the work that's happening there. Fourth thing, maintenance documents. There's a questionnaire that we have to answer that outlines all of our maintenance practices across the district. So it's things like, do you do recommissioning? And how is your staff trained? There's like 20 variables. That document is also in draft and moving along as quickly as is humanly possible. We'll get to that probably a little bit later in June. Final thing that we need to do to be considered done with eligibility is we have to identify funding for the feasibility study, which is probably somewhere in the neighborhood of two and a quarter to two and a half million dollars. We're not ready for that yet, but we're making plans. The mayor and I are working on what will that plan be from a financial task force perspective, so that that money can be accounted for and cared for as quickly as it is required to be. questions about the process.
[Preisner]: Claro. Então, quando diz a autorização local, isso implica que o eleitorado não vote? Não. Ou isso implica Há dinheiro. O governo da cidade identificou financiamento. Correto. Na íntegra, uma parte da qual será reembolsada. Mas acho que a autorização deve ser para o valor total. Correto. O FDA lhe dirá o que o reembolso é baseado em onde caímos no reembolso.
[Jenny Graham]: Correto. Portanto, a viabilidade, esse financiamento terá que cobrir toda a despesa do estudo de viabilidade. Não todo o projeto, apenas o estudo de viabilidade, que é de US $ 2 a US $ 2,5 milhões. A cidade pagará por todo esse estudo de viabilidade antecipadamente. E depois que o MSBA certifica nossa taxa de reembolso para o projeto e somos bem -sucedidos, eles reembolsarão o estudo de viabilidade que é proporcional à porcentagem de alocação que eles nos fornecem. Então sim, sim. Eles usarão a mesma fórmula e se aplicarão ao estudo de viabilidade e reembolsar a cidade. Mas a cidade tem que lidar com esse dinheiro. Então, o que tem que acontecer aqui é que teríamos que fazer isso. Se precisássemos sair para eleger o eleitorado para obter esse dinheiro, teríamos que fazer isso. Não prevemos que precisamos fazer isso. Temos um plano de financiamento para isso e devemos ser bons. Então, estávamos bem lá, e isso exigirá que um voto do Conselho da Cidade autorize os fundos e o coloque em um local onde possamos acessá -lo. Mas estamos em boa forma lá. Como mencionei, tudo isso deve ser encerrado em janeiro. Cada um tem um prazo específico associado a ele. Vou ser realmente agressivo e dizer que quero que todas essas coisas sejam concluídas antes do início da escola no próximo ano. E onde quer que seja possível, quero que essas coisas sejam feitas até 30 de junho. Hum, é por isso que temos encontrado, trabalhando e empurrando. Hum, e eu acho que, é, é importante que esticamos. Então, vamos nos esticar e nos preparar. Hum, o MSBA terá seu trabalho a fazer em termos de, em termos de obter, um, o estudo de inscrição certificado e tudo isso, mas quero que possamos dar a eles tudo o que precisam para que possamos mover o mais rápido possível para a próxima fase. Perguntas sobre a linha do tempo. OK. Portanto, temos apenas 20 minutos. Para esse fim, listamos na parte de trás da agenda várias reuniões do subcomitê. Eu gostaria que pensássemos e priorizássemos duas coisas como nós Vá para esta primeira fase. Um é um comitê de comunicação e envolvimento da comunidade. Eu quero uma espécie de subcomitê, que não seria mais que sete membros votantes, mas um grupo interessado a se encontrar no subcomitê para realmente ser capaz de descrever e descrever nosso processo de envolvimento da comunidade. Eu acho que todos vocês viram pessoas na comunidade expressar sua preocupação, Medford vai estragar tudo isso? Vai funcionar? Isso vai acontecer? Portanto, há um grande alcance da comunidade que tem que acontecer. E quanto mais cedo começarmos, mais bem -sucedido estaremos no final. Eu acho que esta é uma conversa maior, porém, porque também na minha mente, temos Uma enorme variedade de conselhos e comissões. Muitos deles estão interessados neste projeto. E assim, precisará haver alguma divulgação para entender quando e como envolvê -los para que possamos ter isso em nosso plano mestre avançando. O segundo grupo que eu gostaria de formar hoje à noite são as regras e o comitê de integração. Então, assim como você ouviu Janelle, temos que estabelecer algumas regras de como operaremos, principalmente em torno da participação do público, mas em geral. Espero que esse comitê seja limitado. Espero que você possa se encontrar uma vez, trazer um rascunho de volta a esse grupo e, em seguida, podemos adotar essas regras e gerenciar a partir daí. E então o terceiro comitê que não se encontrará tão rapidamente, mas vai se encontrar, Antes do final de junho, é o subcomitê de finanças. Portanto, esse será um comitê permanente que se reunirá e continuará ao longo da vida do projeto. É importante observar que quando chegar a hora onde a comunidade tem que votar, Esse comitê não é onde esse trabalho acontece. Portanto, se estamos falando de que, em última análise, precisamos de uma exclusão de dívida para financiar este projeto, esse comitê não é onde, como, vamos passar a exclusão da dívida. Isso realmente não pode acontecer aqui. Tem que acontecer fora deste grupo. Hum, então esse comitê de finanças, eu vejo isso como mais, hum, fornecendo informações, um e uma visão de coisas como compra, compras, hum, gerente de projeto do nosso proprietário, hum, de nossos arquitetos, esse tipo de coisa, hum, mas também para ajudar a informar, como o ajuste fino do que precisamos de viabilidade? Existem outros custos que precisamos estar contabilizando? Portanto, há algum trabalho financeiro a ser feito, embora, hum, Você sabe, não estou antecipando que esse grupo se encontrará até um pouco mais tarde em maio. Então, falaremos um pouco mais sobre as regras de ordem de Robert e tudo isso em nossa próxima reunião. Eu sei que é, todo mundo é como me olhar como, pare de falar, por favor. São 8. Então, acho que é o que estou interessado, se há pessoas que ouviram algum desses tópicos e disseram, eu realmente quero fazer parte de Um desses subcomitês, você consegue se identificar? E eu também sugeriria educadamente que os administradores da escola talvez mantenham as mãos baixas porque você tem seu próprio trabalho a se preparar para todo o restante do que acabamos de descrever. Então você é 100% bem -vindo. Para participar, mas precisamos que você esteja apresentando no comitê da escola. Precisamos que John e Pedro ajudem nesses planos de manutenção, etc. Portanto, se houver pessoas interessadas em qualquer um desses outros tópicos, o comitê não pode ser muito grande, mas pode ser qualquer tamanho que consideramos necessário para realizar o trabalho. Então, naqueles subcomitês, eu os coloquei no calendário. Nos encontraremos com o zoom completamente nessas noites apenas para facilitar as coisas. Mas, você sabe, cada um terá uma entrega bastante específica em nossa próxima reunião em 13 de maio, que é trazer de volta um rascunho de que é a proposta deles. Existem voluntários? Sim.
[Breanna Lungo-Koehn]: Para os outros dois. especificar quantos?
[Jenny Graham]: Eu acho que pode ser qualquer número de pessoas. Não pode ser mais de sete membros votantes. Mas acho que se literalmente acabamos de tirar todos os funcionários da escola da mesa, não estou muito preocupado que tropeceremos nisso. Mas estou mais interessado em as pessoas que fazem as coisas que sentem que são uma boa opção para o trabalho que estão fazendo, pelo trabalho pelo qual são apaixonadas. Obrigado. Maria. Comunicações. Obrigado. Tracy. Regras. OK. Comunicações. Marissa. Incrível.
[Libby Brown]: Quero dizer, eu poderia colocar dois e ver se haveria suficiente uma das comunicações ou finanças. OK. OK.
[Jenny Graham]: Vou colocá -lo em finanças. Como esse som? Parece bom. OK. Eu ouvi algo?
[Suzanne Galusi]: OK.
[Jenny Graham]: E Fiona, finanças. E podemos assinar Bob Up para finanças também? Ótimo. Sim, sim, absolutamente. Algum outro tomador para esses comitês?
[Preisner]: Se você não recebe finanças suficientes. Tudo bem, eu vou colocá -lo na lista.
[Jenny Graham]: Existem duas pessoas para regras e integração. Isso é correto. Eu estava planejando me sentar em todos os comitês, mas talvez possamos pedir a Emily Lazzaro que esteja nas regras e no subcomitê de integração. Hum, e então vou verificar com ela, mas, hum, e eu colocamos Nicole Morell no subcomitê de comunicação também. Então, hum, vamos verificar com eles, mas há mais alguém que se sente fortemente, ou você gostaria de ir?
[Aaron Olapade]: Ok, ótimo. Bem, eu ia dizer finanças, mas definitivamente não tenho muita experiência nisso. OK.
[Jenny Graham]: Eu acho que estamos bem. John? Não, você tem trabalho a fazer. Oh, absolutamente.
[Parkinson]: E eu acho que para todos os técnicos reais do grupo,
[Jenny Graham]: Haverá um grupo de trabalho antes de chegarmos a isso que precisa montar uma RFP para o gerente de projeto de um proprietário. Essa não é uma experiência que eu tenho. Não é por isso que estou aqui. Portanto, confiaremos em todos para diferentes subcomitês ao longo do tempo. Isso é apenas na minha vista mais próxima do que pensei que deveríamos começar. Isso faz sentido? Alguém tem outras sugestões sobre coisas que devem acontecer iminentemente? Eu tenho uma pergunta. Claro.
[Larry Brown]: Você mencionou como o Curtis potencialmente vindo aqui e todos esses vários usos para a instalação. Quem está explorando essas opções, ou seja, Como a comunidade, como trabalhar talvez com uma faculdade comunitária, cursos noturnos como eu estava lá esperando com a Associação AGC de Empreiteiros Gerais e eles estão fazendo educação para adultos. É alguém como, Colocar várias opções na mesa que vocês gostam de considerar ou como é isso?
[Jenny Graham]: Sim, meio que não, mas não exatamente. Ainda não estamos lá. Então, acho que uma vez que passarmos por esse rubor inicial da peça do capítulo 74, como se pudesse fazer sentido para que acrescentemos isso. Então, quando começamos a ler esses documentos, acho que é um bom momento para dizer, como mais precisamos entrar em contato?
[Larry Brown]: Porque todo esse tipo de coisa vai impactar Acessibilidade, proximidade, tamanho das instalações versus o outro, armazenamento, estacionamento, você sabe.
[Jenny Graham]: Ok, sim, acho que é uma ótima ideia. Vou colocá -lo na lista. Sim.
[Ruseau]: Na verdade, somos limitados pela nossa cidade. Nós somos. Se todos na sala fossem, o Federal Rec deveria estar aqui.
[Parkinson]: Não está na cidade.
[Jenny Graham]: Mas as escolas comunitárias são. Então sim.
[Preisner]: OK. Sim, então eu queria perguntar, você sabe, quem vai recorrer a esse comitê com qualquer forma de infraestrutura digital? Então, vou fazer referência ao SOI. Aí está o SOI. Houve pesquisas que alimentavam que Soi. Provavelmente, há uma lista inteira de outros documentos públicos que não são realmente acessíveis ao público, mas isso deve ser. Você sabe, este subcomitê de envolvimento da comunidade de comunicação vai ter o fardo de comunicar a mesma coisa provavelmente a muitas pessoas. Sim, isso é feito com mais eficiência através de um site, talvez por um repositório compartilhado, e certamente pode haver um voltado para fora Você sabe, portal, como um site como todas as escolas que tiveram um desses projetos e, em seguida, um tipo de repositório de back -end, onde o Sheldon pode olhar para o SO, por exemplo, ele poderia estar disponível a qualquer momento para os membros ou, você sabe, meio que na lista de acesso. Claro.
[Jenny Graham]: Eu posso lhe dar uma atualização. Temos isso. Então, na verdade, adquirimos um URL exclusivo para esse comitê e é BuildingMhs.org. Está certo? OK. Então o URL existe. A página existe. Thomas está realmente trabalhando no tipo de ossos desse recurso da comunidade. O motivo pelo qual pedimos a todos os biografias e fotos é que todos eles vão no site, então ele está trabalhando com tudo isso em seu papel como diretor de comunicações. Tom concordou, apesar de ser o diretor de comunicação cessante, a permanecer especificamente para este projeto até contratarmos seu substituto. Então, esse site está sendo construído por Thomas e por alguns de nossos alunos profissionais, suponho que Lisa Miller. E haverá um componente de documentos que todos esses documentos acessíveis ao público serão para que, quando alguém disser, onde está isso? Podemos apontá -los para um lugar. Todas as nossas atas da reunião vão lá. Todas as nossas agendas de reunião irão para lá. Então, já temos uma estrutura inteira em vigor para tentar fazer isso. Não estamos prontos, mas espero que, na próxima reunião, possamos fazer um passeio ao nosso fórum. aquele site.
[Preisner]: OK. Hum, e assim apenas para acompanhar esse será o portal voltado para fora. Que tal o back -end para nós?
[Jenny Graham]: Portanto, essa é uma pergunta complicada, porque, sob a lei de reuniões abertas, realmente não há um back -end para nós. Assim que uma agenda é publicada, todos os seus documentos fazem parte do registro público. E se formos, o que é complicado é se estamos trabalhando nas coisas nos bastidores, provavelmente estamos violando a lei de reuniões abertas. Portanto, os administradores têm cópias de trabalho dos documentos em que estão trabalhando e não representam um quorum e podem continuar fazendo isso. Quando esses documentos chegarem aqui, eles serão colocados em uma unidade disponível ao público. E quando falamos sobre a edição de um documento, não há edição offline desse comitê. Não é permitido sob a lei de reuniões abertas. Infelizmente, vamos sentar dolorosamente aqui e editar em conjunto um documento. É realmente uma das partes mais dolorosas do gerenciamento desse processo para o qual todos vocês se inscreveram. Desculpe. Mas sim, é incrivelmente doloroso, mas offline, o tipo de edição offline que funciona de maneira superficial em literalmente em todos os outros lugares do mundo não é uma opção aqui.
[Preisner]: Ok, então não há Google Drive, sem documentos compartilhados, as coisas serão lançadas. Quando são lançados, eles aparecem no site. Quando eles aparecem no site, são essencialmente controle de configuração e não podem ser alterados, a menos que essas alterações sejam realizadas aqui no verso.
[Jenny Graham]: Correto. Sim. É absolutamente terrível. Encontramos maneiras de torná -lo menos terrível, mas são graus menos terríveis, infelizmente. E essa é uma maneira infalível de entrar em água quente com a comunidade em termos de como os documentos são editados. Portanto, e quando fazemos isso, acho que essas reuniões são muito mais eficazes no zoom. Você pode sentar -se onde precisa sentar e todos podem assistir a um documento ser editado e não pode haver nenhuma ideia de que o documento esteja sendo editado sem acontecer em campo aberto. Então, temos que pisar muito levemente sobre isso. Mas sim, é um processo.
[Parkinson]: políticas totalmente erradas, 40 membros. E um membro foi como, Simon, apenas certifique -se de que você está nas costas e, tipo, escreva nossos comentários lá e junte -os. E a resposta é não. Então você digita seus comentários, respondendo a ter o seu, eles eram como, tudo bem, reconhecido.
[Suzanne Galusi]: Sim.
[Parkinson]: É apenas, lamentamos. É como, concordamos que este é provavelmente o maior
[Breanna Lungo-Koehn]: Sim. Obrigado novamente por estar aqui. Também estou muito interessado na peça da comunicação, embora tenha sido bom trabalhar, mas estou feliz em sempre receber algumas ligações. E eles voltarão aqui.
[Jenny Graham]: Todas essas atualizações voltarão aqui. Quaisquer outras perguntas que eu possa responder sobre subcomitês ou qualquer outra coisa que estivesse na agenda?
[King]: Eu tenho uma pergunta. Eu tenho uma pergunta sobre a votação. Sim, quando chegamos a votar. Sim, não estamos. O que eu nunca entendi é permitido por proxy.
[Jenny Graham]: Não. Não, não é. O proxy é permitido em uma reunião? Não, você não pode atribuir seu voto a outra pessoa. Enquanto adiamos esta reunião, vamos praticar a votação, porque temos que votar para adiar a reunião. Geralmente, isso aconteceria através do que eles chamam de voto de voz, onde todos dizem Aye e nós vamos. Nós apenas vamos praticar uma chamada porque é Novamente, estranho e estranho. Então, faremos isso para adiar a reunião. Mas alguma outra pergunta antes de adiar a reunião? Ele estava prestando atenção. Mas acho que a outra coisa que vale a pena descrever é que há um número saudável de membros que não votam nesse comitê. As razões para isso não são porque não queremos ouvir de você. Você está aqui porque queremos ouvir de você. Quando a votação acontecer, não chamaremos seu nome e você não votará. Mas, além disso, você é um membro pleno deste comitê. Fui advertido que Quando você tem muitos membros votantes, torna -se muito difícil conduzir negócios, porque você deve ter um quorum do comitê para conhecer e conduzir negócios. Tudo isso se torna muito, muito complicado. Então, essa foi a nossa tentativa de dizer, queremos ter um grande comitê de rodada, mas também precisamos gostar de se mover de maneira eficiente e eficaz e de todas essas coisas. Então essa é a lógica por trás. O que fizemos lá. E, você sabe, eu acho que, você sabe, o tamanho desse comitê vai mudar ao longo de sua vida, com certeza.
[King]: Então dos 25?
[Jenny Graham]: Sim, existem 15 membros votantes do comitê, que também ainda são um bom número de membros votantes. E praticaremos a votação em apenas um segundo. Mas há outras perguntas na próxima reunião? As regras, as regras e a integração de 7 de maio, o envolvimento da comunidade em 8 de maio, e eles trarão suas descobertas de volta a esse grupo em 13 de maio. Portanto, o gênero, a grande maioria de nossa reunião de 13 de maio, estará trabalhando nessas recomendações, concordando com esses planos. Novamente, então estamos meio que no modo de início. E depois disso, vamos entrar na carne de alguns desses documentos em que a administração está trabalhando e começar Fazendo uma leitura dos documentos falando sobre o que está lá e esse tipo de coisa. Mas vamos nos mover rápido. Nós estabelecemos o cronograma de reuniões apenas como um pouco de lógica lá. Vamos nos encontrar da melhor maneira possível, podemos pessoalmente aqui no Bishop 489 para entre agora e o final de junho. Eu prometo que vamos voltar às noites de segunda -feira no início do próximo ano letivo. Mas isso entre agora e o final de junho, entre as reuniões do comitê escolar e as férias, era como completamente impossível manter esse tipo de cronograma. Nos encontraremos apenas via Zoom no verão e, na verdade, mudamos as reuniões para quartas -feiras, considerando que segundas e sextas -feiras são realmente muito difíceis no verão para obter um fórum de alguém para fazer qualquer coisa. Portanto, espero que possamos fazer isso funcionar, mas eu tentei manter a luz do cronograma da reunião. Eu acho que haverá mais subcomitês entre agora e o final de agosto, mas isso foi apenas um começo para que as pessoas possam tentar organizar suas vidas movimentadas. Sim.
[Parkinson]: Essa é uma pergunta de proxy, no entanto. Se você não pode conseguir.
[Joan Bowen]: Tudo bem.
[Parkinson]: Envie seu e -mail também com todos os seus pensamentos e comentários. Presidente, sua voz se foi. Então, hum,
[Preisner]: Na verdade, essa é uma questão técnica. Portanto, um cavalheiro não pode fazer a reunião envia um e -mail indicando seus pensamentos e recomendações, possivelmente até uma decisão. Anteriormente, ouvimos e -mails são uma má idéia para praticamente tudo, exceto a configuração da agenda. E então isso soa como uma área cinzenta. Eu estava me perguntando, então você sabia que a lei de reuniões abertas e essas duas coisas estão em conflito. Como funciona?
[Jenny Graham]: Então, eu posso dizer que acho que algum advogado diria que você nunca coloca nada por escrito, certo? Então é aí que começamos. Não coloque nada por escrito nunca. Dito isto, se você vai colocar algo por escrito, nesse tipo de cenário, sim, é uma área cinzenta. O que você deve fazer é fazer contato com alguém e dizer, ei, posso enviar meus pensamentos? E você discutiu essas coisas com mais alguém ou pretende? E então, se você pode se sentir razoavelmente com certeza de ter um circuito fechado, certo? Que você me diz, posso enviar meus pensamentos? E eu digo, sim. E eu digo, não vou falar com mais ninguém sobre esses assuntos, então estamos bem. Só se torna um problema quando você se conectou a várias pessoas que representam uma maioria de votação no comitê. Se, por exemplo, você disse, quero contar a duas pessoas, porque não tenho certeza de quem vai realmente fazer a reunião, tudo bem porque você está ao sul de oito. Quando você conversou consigo mesmo, com oito pessoas, agora você está com problemas. É quando você violou a lei de reuniões abertas. A parte complicada é que todos os envolvidos precisam ter o mesmo entendimento de quem esteve envolvido nessa conversa. O que eu perdi?
[Parkinson]: Você pode ser muito intencional. Só estou lhe dizendo, e você está tipo, uh-huh. E então você vai e faz a mesma coisa. Estamos todos violando a lei, não importa o que fizemos para tentar defendê -la. Então eu acho muito interessante desenhar uma linha. É que a deliberação em série não se importa com nada. Não é conteúdo, planos ou seguro. Somos apenas nós dois, certo? Sim. Você vai e viola isso. Eu quebrei a lei. Mesmo se eu não souber. Certo, certo. Bem, sim, isso é muito bom. Decidimos?
[Jenny Graham]: Vamos fazer com que todos um endereço de e -mail nas escolas públicas de Medford. E eu incentivaria fortemente você a não usar seu e -mail pessoal em nenhuma circunstância para qualquer empresa relacionada ao MSBA. Assim que esses e -mails forem configurados, converteremos tudo. Mas eu recomendaria fortemente que você não use seu e -mail pessoal para nada.
[Parkinson]: Torna os registros públicos conformidade muito mais assustadora. Eu era o oficial de acesso de registros para o distrito escolar. Quaisquer documentos que sejam feitos na escola oficial de negócios, além de suas anotações pessoais, são automaticamente os registros públicos que precisam ser móveis ou pelo menos revisáveis se alguém pedir por eles. Então, fazendo tudo no seu endereço de e -mail das Escolas Públicas de Medford, dentro do seu Suite do Google das Escolas Públicas de Medford, onde você faz anotações e coisas assim, realmente útil para conter tudo isso nesse espaço. Alguma última pergunta? São 8,03. Nós apenas vamos gostar das regras de Robert adiar esta reunião. Existe uma moção para adiar?
[Jenny Graham]: Motion para adiar pelo membro Olapade, apoiado pelo membro Ruseau. Obrigado. Oh, você não pode. Destacado pelo Dr. Edouard-Vincent. Ok, estou em uma chamada. O prefeito Lungo-Koehn, ausente. Marice Edouard-Vincent, sim. Sim. Suzanne Galusi, sim. Peter Cushing. Sim. Marta Cabral. Libby Brown. Sim. Marissa Desmond. Maria Dorsey. Sim. Brian Hilliard. Ausente. Tracy Keene. Sim. Emily Lazzaro. Ausente. Nicole Morell. Ausente. Aaron Olapade. Sim. Luke Prisner. Sim. 10. Afirmativa. 0 no negativo. 5 ausente. A reunião é adiada.
[Parkinson]: Qual é o relatório? É pago?