[Graham]: As bebidas estão ali. Um minuto. Há um pouco de sobreposição, mas geralmente consigo ouvir uma pessoa de cada vez.
[Austin]: Perfeito.
[Ruseau]: A turma está toda aqui. E acho que Chad é a única outra pessoa. Estaremos de volta.
[Galusi]: Estamos um com o outro há uma hora.
[Graham]: Suzanne, você conhece Luke? Acho que não. Gostaria de ver as rodas.
[Parkinson]: Nossa, acho que não vi nenhum. OK. Boa noite. Estamos nos preparando hoje. Nosso Zoom terá uma sala Zoom muito mais funcional no futuro. Estamos apenas esperando nosso fornecedor chegar. O microfone está ali no centro. É totalmente sem fio. Portanto, precisamos movê-lo conforme necessário, mas ele também serve como alto-falante. Então, se eu tiver que desconectar alguma coisa, farei isso. Se houver muito barulho, é só me avisar.
[Graham]: Temos pessoas na sala de espera no Zoom?
[Parkinson]: A sala de espera está aberta, então as pessoas podem entrar a qualquer hora. E se virmos alguém, enviar-lhe-emos um código.
[Graham]: OK, ótimo. Obrigado. Bem-vindos, pessoal. Estamos aqui. Nós conseguimos. Na verdade, isso é muito emocionante. Obrigado a todos por terem vindo. Apenas a título de planos para esta noite, partiremos às 8h. Vamos partir antes das 8. A primeira coisa, vou mudar um pouco a agenda porque Janelle, da KP Law, está aqui para fazer um treinamento jurídico em reuniões abertas. Então, vamos pular as apresentações por enquanto. para que Janelle possa fazer reunião aberta durante o treinamento porque ela tem compromisso para a segunda metade desta reunião. Então, eu queria ter certeza de que há tempo suficiente para ela fazer isso. Mas antes de fazermos isso, vou apenas fazer uma rápida chamada para que possamos, para que conste, saber quem está aqui. Jenny Graham aqui. Prefeito Lungo-Koehn.
[Galusi]: Aqui.
[Graham]: Dr. Eduardo Benson. Aqui. Dr. Galusi.
[Galusi]: Aqui.
[Graham]: Dr.
[Galusi]: Aqui.
[Graham]: Moderador Cabral. Aqui. Senhora Brown. Aqui. Marissa Desmond, Maria Dorsey, Brian Hilliard, ele está ausente. Tracy Keene, Emily Lazzaro está ausente. Ela tem uma reunião do conselho esta noite. Nicole Morell está ausente. Ela teve um conflito anterior. Aaron Lopate, Luke Preissner, Larry Brown, Bob Dickinson, ele não está aqui esta noite. Fiona Maxwell, Joan Bowen, Thomas Dalton, Chad Fallon está chegando, eu acredito. Lori Hodgkin, John McLaughlin, Paul Rousseau e Philip Santos não estão presentes esta noite. Ele também teve uma conferência. Portanto, temos um quórum. Você aprenderá por que isso é importante em apenas alguns minutos. Mas vou passar isso para Janelle em apenas um segundo. Mas acho que começarei dizendo que todas as nossas reuniões estão sujeitas à lei de reuniões abertas. E com quatro anos de experiência em reuniões abertas, é uma maneira muito complicada de realizar o trabalho. Então, vou apenas dizer que essa é minha experiência pessoal. Está lá por uma razão. É absolutamente necessário, mas exigirá que todos vocês pensem cuidadosamente não apenas sobre o que estão dizendo e fazendo nas reuniões, mas, mais importante, como estão se comportando fora das reuniões, porque você pode inadvertidamente entrar em conflito com a lei de reuniões abertas. O MSB exige que realizemos todas as nossas reuniões de acordo com a lei de reuniões abertas, por isso pensamos que era importante que todos tivessem algum tipo de base em tudo isso. Hum, as autoridades eleitas presentes obviamente estão familiarizadas com a lei de reuniões abertas e podem fornecer orientação a qualquer pessoa que tenha dúvidas. Acabei de inscrevê-los para isso. Hum, eu diria aos educadores na sala que vocês geralmente interagem com o comitê escolar o tempo todo e geralmente não estão sujeitos à lei de reuniões abertas, mas nesta sala e neste tópico vocês estão. Então é apenas uma espécie de ajuste de seu conjunto de responsabilidades desta forma. Então vou passar a palavra para Janelle. Janelle, por favor, informe-nos se deseja perguntas ao longo do caminho ou se deseja que retenhamos nossas perguntas até que você termine.
[Austin]: Sure. Thank you so much. Can everyone hear me okay? Yes. Thank you so much for having me this evening. Happy to present on this very important topic of the open meeting law. I will dive into the public records law a little bit to the extent there's a little bit of overlap. I always think it's a good idea to cover these topics. Certainly I agree in terms of open meeting law compliance. I represent the city of Method, other communities across the state, and we are seeing a significant uptick in open meeting law compliance. So certainly a good opportunity to provide best practices, talk a little bit in terms of you know, what your role is in terms of open meeting law compliance, and I understand that some members may be more familiar than others, so I'll try to start with best practices, and I think that's always a good idea. If there are certainly any questions after the training, or along the way, I think we can feel free to interject. I'm an informal person, as many of you know, happy to have this be a conversation. If someone feels more comfortable speaking to me after the training, I'm certainly happy to make myself available as well. And the mayor has my contact information, happy to provide that. I would also start by saying certification is really important. So for any member that hasn't already completed their open meeting law certification, I recommend that be done as soon as possible. The new Attorney General has put forth a new updated open meeting law guide. last year. That's available on the Division of Open Government's website. I'm happy to circulate the link after this, but in my opinion, if any members are due for their open meeting law certification or for any new members, it's a good idea and certainly required under the open meeting law that that be conducted. We are going to cover best practices tonight where this is a public meeting. I don't want to go into any specifics or anything that may invoke the open meeting law in a non-confidential way. Certainly if there are any questions, happy to follow up afterwards. I think I have the ability to share my screen. So I wanted to go through the slides that I have. And again, if anyone has any particular questions, happy to either interject. I won't take offense or go from there. Can everyone see the slides okay? Great. So we're here tonight to talk about the open meeting law. I'm gonna talk about best practices. I'm gonna go through the sort of fundamentals of the open meeting law. We certainly start with the premise that the open meeting law, public records and conflict of interest law throughout the country are really, you know, aimed at government transparency and to eliminate secrecy in terms of the work. that you all are doing. So we know that under the open meeting law, public bodies such as yourself that are subject to the open meeting law can generally only conduct public business through their public meetings, unless there's a specific exemption applies called an executive session, which would allow you to have a confidential meeting. And we'll cover that a little bit further in the training. But in essence, the open meeting law regulates the process by which public meetings can be held and conducted. And there are really several components to what the open meeting law requires. So one, what types of meetings are subject to the law? What rules need to be followed to hold a meeting sufficient to give members of the public notice? And what are the common violations and why? And I think this is always a good idea to cover, again, not to scare anyone or detract from any of the important work that you all are doing, but really just so we're all aware of what the Attorney General's Division of Open Government requires in terms of enforcement, and really to make sure everyone's on the same page with respect to the work and business of the committee. The open meeting law addresses four major issues, so I want to cover those in detail. And apologies if this is, you know, some information that many of the members may have, but I think it's always a good idea to do a refresher. We know that the open meeting law requires notice. Essentially, it requires that postings be conducted no more than 48 weekday hours prior to the meeting. We know that the notice has to be posted in a location accessible 24 hours a day, including the website, and the meeting has to be held in an accessible location under the ADA. If you are meeting virtually or in a hybrid format, we can talk about that. Certainly, information should be available so members of the public know how to log in at home, and any location that you're meeting in person should be accessible as well. We also know that the meeting notice or the agenda should have detailed subject matter items, so we'll talk a little bit about what that means. But it's a detailed list of topics that you will all review so that a member of the public can look at that meeting notice at home and say, yes, I'd like to attend the meeting because I know these topics are going to be covered, or no, I'm going to pass on this one and go to the next one. someone should be able to say, I understand what this meeting is about and I want to attend this meeting based on what's on the meeting notice. We're going to talk a little bit about the nature of the meeting. As I mentioned at the beginning, there's a presumption under the open meeting law because of government transparency issues for an open session. So the meetings conducted as we're meeting tonight in an open session so members of the public can see in real time what the public body is doing, the votes that are being conducted and the deliberation, and we'll talk about what that means, of the body's business and the public business being conducted. There are certain pretty narrowly tailored reasons for a closed or an executive session, and we'll talk about the procedures if you do end up meeting in executive session. Conduct of the meeting, this is a hot, hot topic in recent years, essentially, you know, what rules govern public comment? What are the free speech principles that may apply? Who gets to speak and when in remote and hybrid meetings? So we'll cover that. And then the fourth major component of the open meeting law is the meeting minutes themselves. Essentially the content of the meeting, detailed enough, similar to a meeting notice to allow someone that wasn't present to know what transpired or what took place at the meeting. The timing for drafting and approving those meeting minutes, essentially for an open meeting within three meetings or 30 days, whichever is later, is a standard that the Attorney General's Division of Open Government established. And we'll talk about the process to do that. Most of the public bodies that I work with usually have them approved at a, you know, an open meeting of the public body for any meeting minutes, but some decide to designate that task to the chair or to another individual. That's a policy decision, but we can talk about that if anyone has any questions on that as well. So we'll go through the overview essentially. 48 hours, I can't tell you how important that is prior to the date of the meeting. So certainly to be cognizant of legal holidays, vacation schedules, certainly as the summer months come up and there's various holidays in play, Memorial Day, Juneteenth, as well as July 4th, something to be aware of as you schedule meetings that it's 48 weekday hours, not including holidays or weekends. The meeting notice should list all the topics with specificity. And regardless of whether the meeting was posted correctly, We know that the open meeting law says that a meeting occurs whenever a quorum of your public body discusses matters within its jurisdiction. So we're gonna spend a lot of time on email practices and text message practices, because I certainly agree with the statement at the beginning of the meeting, that in essence, it's just as important what occurs outside of a public body's meeting under the open meeting law as to what occurs during a meeting. So we're gonna talk about pitfalls and some things to be careful of relative to your work. And essentially something that I see all the time and to be careful about is that we know that a quorum can be reached regardless of whether an email goes to the entire public body or whether it goes to several members and then it's forwarded to other members. So we're gonna talk about that. We call that serial communications and it's something with the, you know, explosion and all of us use technology all the time. It's something to be aware of, certainly, as you serve relative to the open meeting law to not get into a situation where there's deliberation over email or text message or other social media mechanisms. Subcommittees, I don't know if you intend to create any subcommittees, but certainly wanting to review that as well as we provide an overview. A subcommittee is also subject to the open meeting law. The intent to create a subcommittee essentially is not required, and the attorney general will look to determine whether or not the subcommittee is within government, empowered to act collectively in serving a public purpose. So generally speaking, unless there's an exception, and we'll talk about that, a subcommittee of your committee is essentially subject to the open meeting law. just as the entire compliment would be. You know, there are exceptions to that. If the mayor created a subcommittee to advise just herself or the superintendent did, where they are not individually subject to the open meeting law, a subcommittee created by them wouldn't be. It's a very fact specific analysis. So we just wanna be really careful with respect to the creation of subcommittees or working groups or task forces. to determine whether or not they are subject to the open meeting law. Some practical ways, I try to be practical as many of you know, to avoid violations of the open meeting law. One person reporting back to the public body doesn't create a subcommittee. And if multiple members are using, doing work on behalf of the public body, you would wanna post a meeting and comply with the open meeting law. Any questions so far? Okay, I'll continue on. Some tips to stay out of trouble. And this is all things that I've seen in advising municipalities since 2006 on open meeting law and public records issues. So it certainly comes from experience. If you are attending a meeting of another public body, school committees, city council, the city of Method. Um another. I'm sure you're all very involved in the city of Method and the work that the city does. You want to avoid creating the appearance, whether that be at another public bodies meeting or social event or community event. Um that you are discussing matters within this public bodies jurisdiction. Um I've handled open meeting law complaints or issues over the years where there's an or there was a community event and I think that they were talking about X, Y and Z. So certainly you wanna avoid the appearance that you are discussing municipal business. To the extent you need to meet jointly with the city council or the school committee or another public body, you can post a joint meeting to be held at the same time and place and then minutes would be prepared just as they would for any other meeting that you may have. If you're doing a site visit, certainly, best practice may be to send a representative to report back, and then that content is included in the next session's meeting minutes. You don't want to be in a position where there's a site visit at a particular location, for instance, that is not accessible. And then we're going to spend a lot of time tonight on email, but I can't reiterate this enough to try to avoid the use of email or text messages or social media. amongst a quorum of your public body. Locations, you're gonna wanna file your meeting notice with the city clerk and they're online as well. Some best practices with respect to using your or posting your meeting notice. I would recommend not using acronyms or abbreviations. Really someone that just moved to the city of Method should be able to pick it up and say, I understand what's going on at this meeting. We all that do work with public bodies and public entities understand terms like MSBCA or MSBA, DEP, you know, DEF DESI, but certainly, you know, for the first time, you may want to spell it out just so everyone knows what is being discussed. The meeting notice should indicate the date and time of the posting. And if you do revise it, I don't know what the practice is going to be. You're going to want to include both the date that it was originally drafted and then the revised date as well. And that should be done 48 hours, 48 business hours in advance. Regularly occurring items do need some more detail than just these examples that I've used. What we know from recent determinations from the Division of Open Government is that more detail is better than less detail, so we don't really want to use categories such as new business, old business, or departmental report. We really want to specify, for instance, correspondence and list if there's any notable correspondence or you know, budget analysis and list any particular reports, for instance, that are going to be done. So I would recommend erring on the side of more, not less specificity, which should be helpful to alert members of the public about the exact topics that are going to be discussed. Any questions on any of this? Great. Some practical considerations, and this does come up obviously from time to time, scheduling matters or space limitations. Generally, a meeting may not be continued from one night to the next as a matter of course, unless that continuation is posted under the open meeting law. So if you couldn't meet tonight, would have to reschedule this meeting and repost it for the new date and time. And the notice requirement under the open meeting law doesn't substitute or supersede any other notice requirements if you have them under any other legal requirements. So always worth double checking to make sure you're covering any publication notice or anything else that may be required. Emergencies. I can't tell you how many questions I get regarding emergencies, particularly in the winter months with inclement weather. There are very limited instances when a public body can meet without that 48 hours notice that's required. Poor planning doesn't equal an emergency. We know from determinations of the Attorney General's office. So if there was just a mishap with respect to scheduling, and I certainly understand everyone's doing the best they can, and you certainly have a lot of schedules to figure out, with respect to the public body's business, but generally an emergency is limited to natural disasters, public health matters, and public safety issues. So something to be aware of. We can talk a little bit about if something's unanticipated, that's a little bit different, but hosting is really limited in the emergency context. If you do have an emergency you really need to meet, There's a specific reason why the 48 hours couldn't have been, it couldn't have been posted with the 48 hours. You do want to comply with the open meeting law to the extent you can, and really limit deliberations to just that emergency matter. You're gonna take meeting minutes of that emergency meeting, and then you'd wanna post a follow-up meeting where you basically ratify the action that was taken at the emergency. So let's hope for no emergencies. but just wanted to make sure everyone had that information as well. Conducting meetings. So we're gonna move a little bit from the notice piece of this and the agenda piece of the open meeting law to now how those meetings are conducted. These are topics that I often receive a lot of questions about. So I just wanted to make sure everyone had the best practices related to these particular topics of the open meeting law. We know that If the meeting is being recorded, similar to whether it be on Zoom or in person, that there should be a public statement or notification to the public through the technological means that the meeting minute is going to be recorded. And the basis of that is the Massachusetts wiretap statute. We can't secretly record anyone in Massachusetts. If an individual wants to record the meeting on their own, it's not otherwise recorded. So if someone shows up to an in-person meeting, it used to be when I started doing this, it would be the big, you know, the big recording device with a tripod that we had the old VCR tapes for. Now, of course, it's iPhones. The individual must inform the chair of their intent to do the recording. And then the chair would make the required announcement to the public body members as well as members of the public indicating that the meeting was going to be recorded. In my opinion, the chair can decide to reasonably regulate the recording placement. Obviously, as technology is smaller and smaller, this is less of an issue, but we don't want to block anyone's view, so to speak. And people can be in a position where they're not interrupting or there's no disorderly conduct in the meeting themselves. Any questions on recordings? Nope. Okay, thank you. Email. I would say, I'm going to try to do the math here. 70 to 80% of the open meeting law complaints that I deal with relate to the use of email, text messages, or other social media mechanisms. So I say that again, we all use technology, it's efficient, it's quick, It garners a quick response and certainly, I'm sure you all use it, you know, in your other lives, professional lives, personal lives. But really, the open meeting law does not encourage the use of email or other text messages by members of the public body to conduct their business. Email is explicitly addressed in the open meeting law, and it is often the reason I see for a violation to be determined by the Attorney General's office. And what the law requires is that a quorum, either collectively, so reply all situation, or, you know, a group of individuals or one individual forwards it to another who forwards another, can constitute an open meeting law violation. Members should really be cautious and a best practice would be not to use email to share ideas, beliefs, opinions, concerns, whether serially or in a single email regarding business. And you can't use another member to, you can't send an email to a non-public body member to then circulate out to the group as well. Some practical approaches, certainly beware to reply all on emails and really limit the use of email to scheduling purposes only and try to avoid using it to undertake business. We should always assume that emails could be forwarded to, you know, a local blogger, put on Facebook, sent to the newspaper. I've seen it before. So we really want to be very considerate of the use of email. And this is where there is the overlap with the public records law because even if you're volunteers, emails or text messages or social media posts that are made in your official capacity or in relation to your service on this committee really are subject to the public records law as well. And so if you use a Gmail account or a personal cell phone to send an email or a text message, and there is a public records request for that, that certainly would be subject to the public records law, most likely. So just something to be very cognizant of as you begin your service. Is there a question? No, I think we're good. Okay, great. Thank you. Texting and social media, texting and social media, similar, also subject to the open meeting law. Facebook, Snapchat, Twitter, Reddit, all of those are subject to the public records law and the open meeting law to the extent there is deliberation. If you are a user of social media, certainly in your individual capacity, you have free speech and first amendment considerations. So I'm not gonna speak directly to your individual rights, but certainly some practical approaches if you are posting on your service, you don't wanna direct comments to your other members, And if a matter directly involves issues pending, you might wanna consider not engaging. Certainly again, be thoughtful about the comments that are made and consider using separate accounts if you do run for something. Remember that applicants or any individual before you has due process rights. So certainly something to be cognizant of as well. The open meeting law, does not mandate, we're gonna talk a little bit about the authority of the chair in public comment, does not mandate that any particular person be allowed to speak at a meeting. So that's something we've seen a particular uptick in, both with respect to First Amendment auditors across the state, and also I'll talk a little bit about a case that came out last year that is really important. The open meeting law doesn't require that you even allow public participation or public comment, though I certainly understand that most public bodies do. The open meeting law indicates that the chair essentially has the sole discretion as to who may speak and for how long. So comments are directed through the chair, as you know. And while public comment isn't required under the open meeting law, allowing the public to speak during your meeting or restricting any speech, other than based on time, place, and manner restrictions, and we'll talk about what that means, does have serious constitutional implications. So certainly if you do allow public comment, all of the decisions as to who's going to speak or for how long should be content neutral. So not based on the particular message for a speaker or what that individual says, but just based on the time that's allotted. Some public bodies I work with say 15 minutes of public comment, everyone gets two or three minutes, people are allowed to speak once or twice depending on how busy the agenda is. And some have adopted public comment policies as well. So certainly something to put out there to all of you to consider. And we'll talk a little bit more about public comment, but the chair does have the authority to regulate it subject to those constitutional restrictions. Public participation, whether or not to allow public participation is a significant policy decision. here are a couple of factors for all of you to consider. When will the public participation period occur? Is it going to be at the beginning of the meeting? Is it going to be in the middle of the meeting or at the end of the meeting? How long will it be? You know, like I said, 10, 15 minutes is usually what I see, but there are some meetings where warrants particular input from members of the public. And so you all may decide a half an hour or an hour We just want to make sure it's equal across the board for anyone that wants to speak. How long will each person be allowed to speak and whether or not each person can speak more than once. So conducting the meeting, policy issues for public comment periods, any rules about public participation must relate to the process. such participation and cannot relate to any speech protected by constitutional principles. Any restrictions on an individual's speech must be narrowly tailored. So again, try to give some practical advice here, items to consider. During a public comment period, you certainly want to avoid a debate to the extent you can. You want to avoid responding before you've had the time or opportunity to discuss it or if the matter is controversial. And it is perfectly fine, both under the open meeting law, as well as under constitutional considerations, to just leave matters raised during public comment unresolved. They're not on the meeting agenda itself. And so it may be something that you decide to put on a a future meeting agenda so that members, the public that may be interested in the topic can come to the next meeting and say, okay, this is going to be reviewed. We're going to have an open discussion. We're going to be able to deliberate on it. So some practical items to consider there. Matters not reasonably anticipated by the chair that are going to be discussed by all of you must be added to the agenda. after the posting deadline to the extent feasible. And I'll give an example of that. If you are going to designate a staff member or someone else to work on your agenda, you wanna make sure that that person understands that it has to be added as soon as possible. And like we had talked about at the beginning with respect to the meeting notice, the updated agenda should show the original date as well as the date that it was changed. Matters not reasonably anticipated by the chair may be discussed and acted upon, but the Attorney General's Office does recommend, unless it requires immediate attention, it really should be put off to a later meeting and included in that meeting posting. So it really is, was this matter so time-sensitive, but yet unanticipated that it had to be discussed at this meeting? We updated the meeting agenda, and we're going to essentially discuss it, or can we put it off to the next meeting because it isn't time sensitive and it really could have been anticipated based on the totality of the circumstances. Any questions on any of that? I know it's a lot of content. Anything from any of the members? Looks like we're good so far. Okay, thank you so much. Meeting minutes, I don't know if you've all determined how the meeting minutes will be prepared or created and approved, but wanted to make sure, and I'll make these slides available to anyone that wants them after the meeting. I'll certainly circulate them so you have them as well as some other materials that may be helpful as a little open meeting log guide. The date, time, and place of the meeting and members present and absent does need to be included. You know, I get this question all the time. Are the meeting minutes a transcript? And the answer is no. What we know is it doesn't need to be a verbatim transcript of what transpired, particularly as I would imagine you're going to have longer meetings from time to time. What the attorney general's office has said and what the open meeting law requires is that it has to have a detailed summary of the discussion of each topic so that a member of the public sitting at home that goes to the website and looks at meeting minutes once they're drafted and approved says, okay, I understand what happened at this meeting, right? I understand this was the topic discussed. This is the general nature of the discussion. These were the votes that were taken. Here are the next steps. It can't be very cursory, but at the same time, it doesn't need to be a verbatim transcript. We do know that it should have the decisions made, any actions taken, and any votes recorded. You all did proper roll call vote at the beginning. If you are meeting in a remote capacity, you do want to do a roll call vote, and we'll talk about that in a little bit as well. The meeting minutes should also reference any documents or other exhibits that you use or consider during a meeting. They don't need to be attached to the meeting minutes, but we just want to reference them so that if there is a public records request or a request for those meeting minutes and all materials that you use during the meeting, someone can go back and figure out what was discussed and put the package together to then send to a member of the public. Meeting minutes do need to be approved and drafted in a timely manner. We know that that requires under the current regulations that that approval has to transpire within the next three meetings or within 30 days, whichever is later. There are several determinations that talk about, you know, staffing constraints or operational constraints alone aren't really a good reason for a delay in those approval of the meeting minutes. Certainly things happen. Everyone's busy and people are doing the best they can. My general advice and best practice is to try to stay on top of the drafting and approval of the meeting minutes as best as you can, given your other responsibilities. A question has come up very frequently in the last couple of years, can a public body use Google Docs or another document sharing mechanism to edit edit the meeting minutes in advance of a meeting to make that a more efficient process. And generally that is not allowed under the Open Meeting Law because if several members are going into Google Docs and sharing their comments outside of a public meeting, that could constitute a deliberation. It can be delegated, this task, to one individual. It's a matter of policy in terms of how you want to handle it in terms of efficiency, but there are different methods, so if you have any questions on that, feel free to let me know, and I'm happy to walk through it. Meeting minutes are Minutes of open meetings are public records as of the moment of their creation, regardless of whether they've been approved. So draft meeting minutes are subject to the public records law, just as approved meeting minutes are. Certainly personal notes, so if you take personal notes that are not shared as part of the public body's official files or the school department's files or the city's files, those are personal to you. And I would argue those are exempt under the public records law. But the meeting minutes, even in draft form, would be subject to disclosure. And there is a slightly shorter timeframe for a request for meeting minutes under the open meeting law. It's 10 calendar days. For a public records request response, it's 10 business days. So I just wanted to make sure you had that information as well. Executive session minutes. I don't know how much you all will meet an executive session, but certainly wanted to make sure everyone was aware of what an executive session is and how those meeting minutes differ from open session meeting minutes. The open meeting law allows public bodies to meet an executive or confidential session for specific reasons, those are all spelled out in Chapter 30A, Section 21. And I have many handouts on this. If anyone wants it, feel free to let me know. Happy to share it with all of you. Basically, if you all meet in executive session, either for litigation or real estate reasons, or there's a particular complaint, those are the most common reasons to go into executive session. There are specific requirements that apply. There must be notice. There need to be roll call votes. And those meeting minutes as opposed to the open session meeting minutes are confidential so long as that executive session purpose applies or there may be another reason to keep them confidential even after they're released under the public records law. Essentially, executive session meeting minutes can be withheld until that purpose has been met unless they're protected under the public records law. And the most common example of that is if you were meeting regarding, you know, threatened litigation or litigation that you were involved in, I hope that never happens, under Purpose 3 of the open meeting law, and you had counsel advising you at that meeting, the litigation settles, the, you know, there's no threat of litigation, all of that goes away. but the meeting minutes themselves may be able to be redacted under the attorney client privilege. So there is a little bit of overlap there with respect to the open meeting law process and the public records process. So just want to make sure everyone knew that. If you do meet an executive session, the open meeting law requires the chair or the chair's designee to review executive session meeting minutes routinely. I usually recommend quarterly just to see, can the meeting minutes be released? Has the purpose expired or not? And so that, to get in the habit of doing that, if you do end up meeting in executive session, I think is very helpful as things progress. Same timeframe in terms of a response, the 10 calendar days as well. Not that you need to release them, but just that a response be provided. Any questions on that so far? Nope, we're good. Thank you. I just want to check in every once in a while just to make sure. Executive sessions, if you do meet an executive session, you're going to first convene an open session. This question comes up all the time. Well, we're just having an executive session, Janelle. Like, what do you mean? Well, you have an open session, you start, and then the public sees you vote to go into executive session. That's what the open meeting law requires. You're going to announce the purpose of the executive session without compromising the reason. You know, this comes up more often, I would say, for land use boards, for instance, but if you had, if there was a threat of litigation and you didn't want to impact that at all, certainly may decide as a matter of policy, we can't discuss this. So something to be aware of. You're going to take and record a roll call to vote to go into executive session. and announce publicly whether or not you're going to return an open session or reconvene at all. Exhibits and documents are going to, again, be stored in reasonable proximity to the minutes so that we understand what the record of the meeting, what happened at the meeting, what transpired, and really only, I can't stress this enough, discuss the matters that are cited. So if you do feel as if you have a reason to go into executive session to discuss things secretly, And again, they're very narrow for the reasons you can do this. You really only wanna discuss those matters. You don't want the conversation of we are in a different direction that should be discussed in open session because I have dealt with open meeting law complaints alleging that when the minutes are released, everyone can see there was an open discussion of something else. So really be cognizant that you're only talking about what you can talk about in executive session. And again, it's 38 section 21, and the open meeting raw guide that I can circulate after this meeting goes through all of that in detail and there's a very helpful checklist that I have as well that I'm happy to provide to the committee as they conduct as you all conduct your work. I do get this question quite often, so I wanted to make sure you all knew. If an executive session is anticipated, it does need to be listed in appropriate detail on the meeting notice, again, without compromising your position, and the vote to enter into executive session must also be listed as well. You know, it's often that You have an open meeting and someone will say, well, can we go into executive session now? And the answer is most likely not. The same posting requirements apply unless there's an emergency or unanticipated item. So I wanted to cover, before we go into questions, and I'm happy to answer any questions that anyone has, a little bit of the enforcement process, just so you're all aware of it in case this ever comes up, and I hope it doesn't. You know, step one is if there was an open meeting law complaint that a written complaint be filed, there's a specific form within 30 days that someone found out about the alleged violation. And then from there, the public body would review the complaint, discuss a response and issue a response to the complainant along with any action that was taken. The complainant can essentially be satisfied and not do anything else and say, I'm completely content. with how the committee responded, or alternatively, they can say, I want further review with the Attorney General's Office. And the Attorney General's Office has a specific division, the Division of Open Government, that is charged specifically with enforcement of the open meeting law. There's a director of that division and several attorneys, and they essentially review open meeting law complaints to determine whether or not a violation has occurred. There are a variety of options. If there is a violation that the AG's office has, they can nullify the action that's taken. There are fines that can be imposed for intentional violations. There is also the option to go to court to seek further relief if an individual wants to. And then three registered voters can also bring an action in superior court. You know, I think the bottom line here is to really take those best practices and try to employ them to the extent you can. And if there's any questions along the way, better to ask at the beginning than to let it go further than that. Any questions so far? Nope. Nope, I think we're good. Okay, thank you. So I wanted to cover some recent notable court decisions. I've given a long summary here just so everyone has them. I think really the takeaway is the Barron case is a huge case that was recently decided by the SJC, the Supreme Judicial Court, which is the highest state court in the Commonwealth. And that really dealt with public comment periods. And essentially, in summary, the court held that while Municipalities are not required to provide public comments during board and committee meetings. If you are required to do so, they have to comply with the provisions of the constitution. So after this decision in South Borough, and I encourage you to all read it if you're interested, and I have a copy if anyone wants it, in my opinion, care should really be taken that any public comment period, like we talked about a couple of slides back, is limited to these reasonable time, place, and manner restrictions, rather than mandating quote-unquote civility or other content-based restrictions. You know, certainly this was a trend since the court reviewed this Corey Spaulding case versus Town of Natick School Committee back in 2018. closely tracked that case and the ACLU was involved in that litigation. That also dealt with public comments during public meetings where there were allegations the committee improperly limited comments made by members of the public, which were critical of the committee, but allowed other individuals to speak. If we look at these cases together, essentially, I think it makes sense to have a public comment policy or consistency across the board with respect to time, but regulation of content is really problematic in light of these decisions. So if there are specific questions of that, as you begin to conduct your business, certainly let me know. I'm happy to analyze that. I've worked on a lot of public comment policies since the Barron decision was decided. So happy to answer any questions that anyone has on that. I think practically speaking, most people do the time restrictions for public comment period and decide where in the meeting they're going to have public comment based on their other businesses, business for that meeting. I've included reference to two other cases. The Town of Swansea case was about sufficiency of meeting minutes. So I wanted to make sure you all had that as well. And then the Bolter versus Whelan case was really, and I don't know how much this would impact your work, but really dealt with employee evaluation processes. The current state of the open meeting law. So we know that the COVID-19 pandemic era changes are in place until March 31st, 2025. They were extended by Governor Healey in a supplemental budget bill that further extended those temporary measures. They were put in place in 2020 and extended several times. I just wanted to alert all of you that there is also significant pending legislation that would either seek to extend this further or make modifications to the open meeting law. I haven't heard it moving quickly at the state level, but certainly will keep All of you updated along the way, if there are changes, we would update, certainly update you, but for now, you can meet entirely in person, you can meet entirely remotely, or you can meet in a hybrid format. You know, I think instead of holding meetings in a public place, you can provide adequate alternative means, and we'll talk about what that means. Public body members can also participate in meetings remotely as well. The changes are still optional, There are technological considerations, we'll talk about that, but essentially the 2020 changes that were in place remain in effect through at least March 31st, 2025. And I would imagine there'll be further action on those in the next six months. Adequate alternative access, what does that mean? It means that if you are providing, if you are meeting remotely, you have to provide real-time access. A lag of about 20 seconds or so is deemed acceptable, but if there is a technical problem that prevents the meeting from being accessible, the stream crashes, the meeting should be paused or rescheduled depending on the severity of the technical issue. So there have been multiple determinations that The attorney general's office has held that continuing a meeting and posting a recording afterwards does not cure a violation if the meeting is fully remote. The public must be able to access the meeting as it happens. And again, this is if there's a remote meeting. If you're meeting entirely in person and you're providing a courtesy link or it's being live streamed as this is on, know Medford community then that requirement would not apply in my opinion. Zoom as we're here tonight is the typical means but it's not required. Any method that allows the public to follow in real time is acceptable in light of the remote meeting requirements. Additional considerations if you are meeting remotely you have to make a public statement that the meeting is being recorded, again, under the wiretap requirements. Votes should be taken with a roll call, just as we do in an executive session, and remote meeting, remote members, so if there are some people in person and there are some people at home, you must introduce yourselves or be introduced at the meeting, and the camera should be on to the extent that someone can have their camera on and they're not participating by phone or for medical reasons, they can't participate with their camera on or they've requested an accommodation. When holding an executive session remotely, members of the public body should state that no other person is present, that no one else can hear them. Again, that goes to the confidential nature of an executive session. And so if we were here tonight, I would say, you know, just so you know, I'm here in a room with the door shut in my office and no one else can hear me. That would be sufficient. Hybrid meetings. Many, I would say the majority of public bodies I work with are meeting in a remote or hybrid manner. You can allow your members to meet in person, but members of the public can watch a live stream. And you can also allow direct participants. So if you had a contractor or an engineer or a project manager to attend in person, but the general public could meet remotely. And a member may attend remotely if even if other members attend in person. The bottom line is essentially if live access stops, then the meeting must stop as well. If there is troubleshooting or technical difficulties, you do want to be careful, again, not to deliberate over text or email if there is an issue with a technical feed. And you can resume the meeting once it's resolved and members of the public are allowed to see the live stream again. Public body must be able to hear and follow the meeting from their remote location. Okay, so that was a little bit of a, I know a lot of information to take in. I'm happy to answer any specific questions that anyone has. As I had mentioned, I'm happy to share both these slides as well as additional resources as a open meeting law training kit with all of you and happy to answer any questions along the way. and update you with respect to the legislation on the open meeting law changes that may or may not go into effect by the end of next March.
[Graham]: Há alguma pergunta para Janelle? Ok, Janelle, se você pudesse enviar esses slides, seria ótimo. Vou garantir que o comitê tenha acesso a eles. E muito obrigado pelo seu tempo.
[Austin]: Obrigado a todos. Enviarei Enviarei o guia de registro da reunião aberta. Enviarei meus slides e alguns outros materiais úteis, bem como um resumo disso. Eles estão na decisão, então todos têm. Ótimo, obrigado. Muito obrigado. Foi bom ver que todos vocês tenham uma boa noite. Boa sorte com o resto da sua reunião. Obrigado. Obrigado a todos.
[Graham]: Ok, então chegamos na hora certa. Vamos voltar a algumas introduções. Este é um grande grupo. Somos 25 no total. Temos alguns membros que não podem estar aqui esta noite e que me avisaram com antecedência, para que possamos alcançá-los. Mas eu esperava que pudéssemos dar uma volta pela sala e você pudesse se apresentar e falar muito brevemente sobre como você vê seu papel no comitê e ter certeza de que todos na sala meio que conhecem você, se você tiver uma função oficial nas escolas onde eles talvez não o tenham conhecido antes. Então Peter, você quer começar? Claro.
[Parkinson]: Boa noite a todos. Meu nome é Peter Cushing, superintendente assistente das Escolas Públicas Americanas para Enriquecimento. reparo de telhado verde, instalação de caldeira e ajuda na elaboração de um SOI para um projeto que começou há cerca de duas semanas. Estou muito feliz por fazer parte desta equipe que vai ajudar a construir o futuro do Metro. Meu nome é Joan McLaughlin. Sou Diretor de Edifícios e Terrenos. Estou chegando ao meu 38º ano nas Escolas Públicas Brigham e Metodistas. Estou ansioso por isso. Eu estava no laboratório de ciências quando fizemos o laboratório de ciências do ensino médio na MSBA. Eu estava no projeto petrolífero na Medford High School. Quando fizemos isso, foi outro projeto MSBA. Espero poder trazer minha vasta experiência de longo prazo para o primeiro plano para nos ajudar de alguma forma para que possamos levar as coisas adiante. Boa noite a todos. Meu nome é Thomas Dalton. Sou o diretor de comunicações cessante dos Serviços Públicos Metropolitanos.
[Graham]: Polegares para baixo.
[Parkinson]: Mas já está à sua disposição. Sou um profissional de comunicação com carreira no governo estadual e local. Mas quando eu ainda morava em Stoneham, minha cidade natal, também servi como membro do comitê escolar em Stoneham. Durante esse período, iniciamos o processo com o MSBA para a nova Stonewall High School que será inaugurada em setembro. Então, particularmente neste período do processo MSBA, é muito familiar para mim. Eu estava servindo como membro do comitê escolar durante esse período. Certamente estamos muito entusiasmados com todas as oportunidades que teremos de colaborar com o estado para reunir muitas contribuições locais realmente boas. É realmente emocionante. Olá a todos. Meu nome é Paul Rousseau. Faço parte do Comitê Escolar de Denver. É meu sétimo ano. Estou prestes a dizer que tenho certeza de que todos vocês estão muito impressionados.
[King]: Boa noite. Eu sou Tracy King. Moro em Medford há 12 anos. Trabalho profissionalmente como gerente sênior de teatro e instalações, supervisionando as operações diárias de um centro de artes cênicas em um campus público. Atualmente faço parte de uma equipe que está construindo um novo teatro do outro lado do rio, em Austin. A inovação ocorreu há apenas alguns meses, algumas semanas atrás. Portanto, trago algumas operações do dia-a-dia, gerenciamento de instalações e recursos. Meu nome é Maria Dorsey.
[Dorsey]: Eu trabalho aqui na Metis High School como bibliotecária escolar. Estou nas escolas há 28 anos. Moro em Medford há 43 anos. Meu marido é residente vitalício. E eu estava envolvido, então sinto que estive em Medford o mesmo tempo. Eu estava trabalhando na antiga Brooks-Hobbs quando fizemos a transição de lá para a nova Biblioteca McGlynn. E então, dois anos depois, fiz a transição para a nova Biblioteca Escolar Brooks. E em 2010, fiz a transição para o antigo colégio, o que foi um grande choque. Mas, você sabe, quando estávamos passando pelo processo de construção das outras escolas, eu não fazia parte do comitê, mas participei de algumas visitas guiadas em outros prédios. E eu assistia aqueles eventos semanais de Jack Buckley dentro do prazo e do orçamento. E foi realmente, fiquei tão fascinado por todo o processo. E vejo o meu papel como a parte funcional do edifício, como ele vai funcionar para os alunos, os professores e, claro, o meu deleite do espaço pessoal.
[Libby Brown]: Olá a todos. Eu sou Libby Brown. Eu sou arquiteto. Moro em Medford há quase 10 anos. E estou muito animado agora que meus filhos estão na escola, que este é um projeto que está ganhando vida, e estou muito animado por fazer parte dele. Eu trabalho principalmente na educação, principalmente no ensino superior, mas também em algumas áreas particulares do ensino fundamental e médio. Nenhuma experiência exata em MSBA, mas fizemos trabalho de MSCBA, então um pouco no lado do ensino superior. Mas acho que esta é uma oportunidade maravilhosa para Medford. Eu trabalho muito com educadores, bibliotecários e pessoas desde a programação até o projeto conceitual e a construção, especialmente com muitas reformas de fase e avaliando as instalações existentes e se você vai mantê-las e renová-las, demoli-las, fazer as duas coisas, fazer isso tudo de uma vez e qualquer coisa intermediária. Portanto, este é um projeto emocionante. Estou muito feliz por estar aqui.
[Larry Brown]: Sou Larry Brown, apenas um Joe comum a alguns quarteirões de distância. Portanto, não sei exatamente onde vou me encaixar em tudo isso, mas tenho muita experiência em construção, planejamento e desenvolvimento de locais principalmente residenciais, mas também comerciais. Não quero contar isso, mas se alguém quiser saber minha formação, posso conversar mais sobre isso. Mas acho que meu interesse é mais ou menos ajudando você no processo, porque já fiz esse tipo de coisa em vários níveis, não especificamente para uma escola, mas para outros tipos de projetos. Como você acabou de apontar, há muitos fatores aqui, e tudo tem que ser feito sequencialmente. Não podemos simplesmente pular para o fim. E se eu puder ajudar nesse processo, ficarei feliz em fazê-lo.
[Graham]: Larry, você também é professor aposentado do ensino médio profissionalizante em Medford. que também trabalha aqui de vez em quando.
[Larry Brown]: Tenho cerca de 38 anos em construção.
[Graham]: Sim.
[Larry Brown]: Muitas coisas diferentes.
[Graham]: Portanto, não se venda a descoberto. É melhor.
[Larry Brown]: Aarão.
[Olapade]: Olá a todos, meu nome é Aaron Olapade. Também faço parte do comitê escolar aqui em Medford. Eu me formei na turma de 2018 da Medford High, então você sabe, há alguns anos e acabei de me formar na faculdade em BC em maio passado. Muito do trabalho que fiz nos últimos dois anos tem sido principalmente o envolvimento da comunidade, principalmente o envolvimento dos jovens. Tirei um ano sabático e trabalhei para o City Year Boston, então estava trabalhando como professor no sistema escolar de Charlestown. e também fiz muito trabalho comunitário enquanto estava na universidade. Desde então, acabei de ser nomeado o novo diretor do Programa de Emprego Juvenil da cidade de Malden. Então, estou trabalhando no gabinete do prefeito tentando fazer com que as crianças tenham acesso a oportunidades de emprego. Então, se você tem filhos interessados, me avise. Tentarei arranjar-lhes um emprego para o verão e para o ano letivo. Então, estou muito animado por estar aqui. Acho que muitas das coisas em que estou me concentrando são apenas o envolvimento dos jovens, garantindo que nossos alunos realmente tenham acesso ao que merecem. E acho que é para isso que todos estamos aqui para fazer. Então, estou muito animado por todos nós. Sara.
[Fallon]: Olá a todos. Chad Fallon, Diretor Principal de Carreira e Educação Técnica aqui na escola. Estou começando meu oitavo ano em setembro. Parece que estou certo porque trabalho com um monte de pessoas que gostam de quebrar as coisas, reconstruí-las e projetar coisas. E temos 15 programas aqui, caso você não saiba. Portanto, vejo isto como uma oportunidade para expandir a nossa programação, adicionando, esperançosamente, três a quatro programas adicionais ao nosso menu de opções. Feliz por estar aqui.
[Graham]: Eu sou Jenny Graham. Sou o presidente deste grupo de 25. Então, obrigado por estar aqui. Tenho dois filhos nas escolas. Acho que ambos podem perder este projeto antes de estar online. Mas fiz muitas promessas em casa, então aqui estamos. Mas estou realmente ansioso por isso. No meu trabalho diário, possuo uma empresa de consultoria de gestão. Trabalho muito com melhoria de processos, concepção e entrega de educação de adultos, bem como gerenciamento de projetos. Portanto, sou um gerente de projetos certificado, não na área de construção, mas sei como levar um grande grupo de pessoas a uma meta. E é para isso que estou aqui. Então, muitas das coisas sobre as quais Janelle estava falando são papéis que devo assumir em termos de atas. E falaremos sobre tudo isso em tempo útil. Mas estou tão emocionado que todos vocês estejam aqui. Temos muito trabalho a fazer. E realmente fizemos uma quantidade enorme de trabalho. E estou muito animado para contar a vocês sobre isso. Então, chegaremos a isso assim que terminarmos as apresentações.
[Preisner]: Luke Preissner, pai de três filhos do sistema escolar. A mais velha está na sétima série do Andrews, e sua irmã ainda está na Roberts, e seu irmão mais novo ainda está na Roberts. Acho que me caracterizaria como um pai interessado e muito motivado para melhorar o ambiente do ensino médio, para que possamos evitar escolhas difíceis mais tarde. Eu acho, você sabe, talvez eu fique hiperconcentrado nas coisas. E então eu conduzo muitas pesquisas, algumas bem Eu não diria familiar, mas estou ciente de como esses empreendimentos complexos podem sair dos trilhos e levar muito mais tempo do que deveriam. E então, você sabe, profissionalmente, sou engenheiro de sistemas. Trabalho na indústria aeroespacial, familiarizado com a complexidade e atenção aos processos. Certamente, você sabe, acho que meu papel será apenas perguntar a alguns perguntas fora da caixa. Eu sei que temos muitas pessoas aqui que trabalham diretamente para as escolas ou têm alguma ligação forte com o distrito escolar. E então talvez eu olhe para um problema específico de uma perspectiva diferente e dê voz a isso. Talvez seja produtivo. Talvez seja apenas um pedaço de espaguete que escorrega da parede. Mas acho que esse é o meu papel aqui, um papel meio estranho, mas certamente motivado a trazer uma nova escola secundária para Medford. Obrigado.
[Maxwell]: Olá, sou Fiona Maxwell, diretora de compras da cidade de Medford. É bom ver muitos nomes. Acabei de perceber que nunca vi seu rosto. Mas estou no Escritório de Compras da cidade de Medford há sete anos e esta é uma grande oportunidade. Há tantas coisas boas acontecendo na cidade de Medford, e eu não sou de Medford, então estou feliz e animado com todos os projetos que estão acontecendo. É uma coisa ótima. Eu também venho de uma comunidade onde construímos uma nova escola de ensino médio, em 2015, e eu estava do outro lado. Eu era mais evangelizador e trabalhei para a cidade de North Reading, mas em uma função diferente. E posso dizer que foi um projeto excelente, um ótimo sistema escolar, e minha filha foi a primeira turma de formandos, e meu filho se formou lá também. Estou ansioso para trazer, Medford merece.
[Lungo-Koehn]: Breanna Lungo-Koehn, prefeita de Medford. Quero agradecer a todos por estarem aqui e agradecer a Jenny por assumir a liderança em todo o trabalho que ela realizou. Tenho três filhos, dois em escolas públicas, um que pode ter um, dois ou três anos, mas de qualquer forma, estou muito animado para iniciar esse processo.
[Desmond]: Olá, sou Marissa Desmond. Eu sou um arquiteto. Eu trabalho principalmente em ambientes de campus, muito ensino superior, mas da mesma forma um pouco do ensino fundamental ao 12º. Tenho me concentrado predominantemente na programação e nas partes iniciais do design conceitual dos projetos, mas também acompanhei muito desde o conceito até a construção. Tenho dois filhos pequenos, de três e cinco anos, então estou muito animado para ter uma nova escola para eles no futuro. Faça parte do processo. Além disso, antes de iniciar minha educação e carreira em arquitetura, ensinei matemática na sétima série por um tempo. Então, por um pouco mais de tempo também. Estou muito animado.
[Cabral]: Marta Cabral, diretora do ensino médio aqui no Metro Chi. Sou um ex-professor. Eu também era AP. E este é o meu primeiro papel principal. Então me sinto extremamente abençoado por poder ajudar a construir uma nova escola no meu primeiro ano aqui para nossos alunos, porque eles realmente merecem. Não tenho experiência em construção, nenhum trabalho arquitetônico, zero qualquer coisa que todos vocês tenham como experiência. Mas o que posso fazer é imaginar que tipo de espaços nossos alunos, professores e funcionários precisam aqui na Medford High School. E estou muito animado para fazer isso, porque acho que podemos realmente avançar no ensino, criando espaços colaborativos e inovadores. Estou animado por estar aqui e obrigado.
[Hodgdon]: Sou Lori Hodgdon. Sou o diretor da escola e diretor do Curtis Bus, provavelmente o prédio mais antigo. Certamente. Na verdade, adoro a arquitetura da velha escola, adoro o Curtis Bus, mas sei que ele não foi projetado para estudantes. E estou muito animado por ter sido professor do ensino médio, diretor em Vermont, diretor em Western Mass, North Shore e depois uma escola charter. Sempre estive no final de um projeto de construção ou lutando por ele. Eu era estudante em Middlebury, Vermont, e vi isso acontecer. Estávamos todos de botas e meu irmão colheu os benefícios do novo prédio. Eu sinto que sempre estive no começo ou no final de alguma coisa. E eu acho que é realmente emocionante. Penso que a capacidade que nem todas as cidades têm de construir um novo edifício escolar e de pensar no futuro, especialmente com os alunos com quem trabalho actualmente, esse acesso em termos de equidade e tipo de capital cultural e recursos para os nossos alunos, acho que vai ser muito importante. Gostei do que Jenny disse, uma espécie de co-localização, ou quem quer que tenha surgido, adoro isso, de pensar que nossos alunos da Curtis Tech realmente farão parte da estrutura deste edifício no futuro. Eles merecem.
[Bowen]: Oi pessoal. Meu nome é Jo Bowen. Sou Diretor de Serviços Estudantis aqui nas Escolas Públicas de Medford. Sou residente vitalício e funcionário vitalício. Este é o meu 31º ano aqui em Medford. E já passei por professor, líder de equipe de avaliação, coordenador e agora estou nesta posição. Também tive dois filhos que se formaram nas Escolas Públicas de Medford. Um seguiu o caminho da faculdade, o outro se tornou profissional. Estou muito animado para ver a visão desta nova escola secundária e o que ela pode trazer para Medford e para os nossos alunos, mas também para aproveitar o que Laurie disse, a equidade e a acessibilidade para todos os nossos alunos.
[Galusi]: Olá, sou Susanne Kalusi. Este é o meu 27º ano. Então eu também nasci e cresci em Medford, uma das minhas escolas favoritas. Não moro mais aqui, mas toda a minha carreira foi aqui. Comecei como professor e diretor assistente, líder escolar em Brooks e superintendente assistente de escolas primárias, e agora superintendente assistente de assuntos acadêmicos e de construção. Semelhante ao artigo da Marta, estou muito animado para trabalhar com todos vocês na visão instrucional das escolas. Acho que alguém que era Maria falou um pouco sobre isso. Então, você sabe, meu pai era o gerente de projeto dos edifícios K a oito. Então eu sinto que vivi um pouco os dois lados disso, mas sendo abençoado o suficiente ser um dos professores da nova, na época, 2001, a nova escola, foi ótimo ver também todo esse processo se desenrolar como educador e ser uma das pessoas das novas escolas. Então eu acho que o papel crítico que todos nós desempenhamos, essas decisões que vão impactar nossos educadores, nossos alunos, nossas famílias, nossa comunidade, são muito importantes para mim, então eu tomo leve isso muito a sério. E me sinto muito honrado em fazer parte da equipe e poder trabalhar com todos vocês.
[Parkinson]: Obrigado. Boa noite, Marisa Parkinson. Eu também nasci na mesma rua de Lawrence. Minha família, minha mãe ainda está aqui na rua em West Medford. E comecei a estudar em Medford. Comecei numa escola precoce. Eu segui um caminho diferente. Acabei em St. Ray e Casey. Sou muito católico, mas você sabe, trabalhei no Johnny's Foodmaster em Westlake. Devil Park era meu parque local. E você sabe, eu adoro escolas. Eu adoro crianças. Eu amo educação. Estou na educação há 30 anos. Então isso é muito assustador, porque eu tinha uns 29 anos. Essa é a minha resposta certa. Então acho que vou ter que fazer um ajuste. Mas estou muito animado com o que isso significa. Conseguir uma nova escola secundária para Medford. Eu sei que na época em que este edifício foi construído, era como, você sabe, provavelmente como o Taj Mahal. Era um lindo colégio. Mas, você sabe, mais de 50 anos depois, precisamos de algo novo. E sinto que nossos alunos merecem isso. E temos uma programação vocacional maravilhosa. Temos uma programação acadêmica maravilhosa, mas em um prédio bem antigo. E temos um maravilhoso programa Curtis House, localizado em uma instalação diferente. Temos opções maravilhosas para a primeira infância e nosso programa pré-escolar para funcionários que estão hospedados aqui. E temos sorte de ter essas coisas em Medford. E eu sinto que Medford é uma pequena joia. E ter uma nova escola secundária emblemática fará muito pelos nossos alunos, pela comunidade e pelo futuro da nossa comunidade em geral, a comunidade em geral. E estou ansioso para fazer parte desse processo e trabalhar com todos que estão aqui e levar minhas diferentes experiências você sabe, somando minha voz com todas as vozes que já estão aqui. E para o prefeito e membro Graham, você sabe, chegando a esse grupo de 25, havia tantos candidatos maravilhosamente qualificados que era como se fosse outro engenheiro, outro arquiteto. Mas para chegar a esse grupo de gostos indivíduos maravilhosos. Estou muito, muito grato. Quero agradecer ao Luke, que iniciou o processo conosco há dois anos, eu acho. E, você sabe, aguentou firme e estava sempre verificando. Portanto, estou ansioso por esse processo e realmente quero que continuemos positivos e otimistas sobre o que está por vir. E membro Ramjani, não sei se você deseja compartilhar com eles sobre a visita de campo. que você pegou e como alguns de nós pegamos e como isso foi emocionante. E será ainda mais emocionante para o resto da equipe ter experiências semelhantes.
[Graham]: Sure. Thank you all for the... words of excitement. I want to do a couple of things between now and 8pm and we're going to be out the door at 8, I promise. But just as a quick time check, two big things. One is I want to give you a bit of a sense of what's been happening. to lead up to today and where we are in the process. So I'm going to talk a little bit about that. We're going to bring up a quick presentation to do that. And then before we leave tonight, we will form some subcommittees so that we can move quickly on some of the near-term work that we need to do. So we'll talk about that in just a minute. But Peter, if you can bring up that presentation for me, that would be great. OK. You can go ahead a couple of pages. Keep going, one more. Here we go. Back in February, we started, so in December, the MSBA invited us to the eligibility period. And we'll talk about what the eligibility period means in just a couple of minutes. But that invitation said, you're invited to this process, which starts on May 1st. So tomorrow we start. However, the committee named me the chair of this building committee back in February, and there's a lot of work that has been done so far. One of the things that we had to do was find all of you, right? So in the context of trying to say, what is it that we want as a school committee for this building committee to do, we established a list of goals. There's going to be many, many more goals, but I did want to set the stage of, the work that we're going to do for the next five to seven years. The first is to plan comprehensively for all programming currently residing on the Medford High School campus, including vocational and non-vocational 9-to-12 education, 9-to-12 athletics, the Medford Family Network, Medford Community Schools programming, early childhood education, including, but not limited to, the Medford Early Education Program, which we call MEAP, and Kids' Corner. So there's so much more that goes on in this building than what we think about when we think about a high school. So that's one thing for you all to start to think about. Number two, what's that? Can I take it? Oh yeah, and I can share the slides. No, no, I can share the slides. Yeah, I can share all the slides with you afterwards. Number two is to consider whether the placement of Curtis Tufts High School on the Medford campus will provide increased educational opportunities to enrolled students at Curtis Tufts. Number three, ensure robust public input and stakeholder feedback and appropriate milestones throughout the project that complies with MSBA guidelines and guidance from the Medford School Committee. Listen to educator and administrator input regarding the future of educational best practices and plans for the students of Medford. That means we care a lot about functionality. So we wanna know that the spaces will work for the students and the teachers in the building. It's really, really important. Number five, create plans for the building that advances Medford's climate goals and achieves any CHIPS and LEED 5, LEED version 5 certification to meet the Paris Climate Accords 2030 and 2050 targets, and moves efficiently and effectively through the building process in a manner that ensures students are able to learn in the new building as quickly as is feasible. So that's a huge task. as quickly as is feasible is still measured in years and not in months. But in the context of building this committee, once I was designated the chair, we got out the call for applications, we started to collect applications, and all of you are here. Meanwhile, there's a lot of work to do in the eligibility phase that we've already begun. So we'll talk about that in just a minute. But if you can go to the next slide. So this is a really junky graphic that did not blow up very well from the SBA website. But as we're talking about the entire process, right, we are just outside the box for another like six hours. On May 1st, we'll hop inside the box into that eligibility period. At each of these steps in the process, The MSBA will have to sign off that we have completed all of the requirements of that phase. There will have to be a board meeting where they vote to invite us to the next phase. So at any point in this process, the MSBA could say, you're not ready to move on. They could also say, we don't like what you're doing. And they could also say, forget about it. So our job here is that none of those things happen. Our job is that we are going to play this clean, we are going to be comprehensive, and we are going to move as fast as we humanly can. Okay, so we're going to give the MSBA a run for their money because we're going to be ready for them. Well, we'll see. But that eligibility period lasts for 270 days. So by January, we have to be done with the eligibility phase. I'm going to talk a little bit about what happens in that phase. Beyond the eligibility phase, just briefly, when we talk about forming the project team, that means bringing on board our owner's project manager. then we go into the feasibility study. When people think about what we're doing on this committee, they think we're doing a feasibility study right now. They think we're deciding, are we building? Are we renovating? Where are we building? Is it on the field? Is it in the parking lot? How's it going to work? We are not there yet. So please tell all your friends We will get there and we will work with professionals to help make those assessments on behalf of what we need to do in this building. And then we'll move on to schematic design, funding the projects. That is where we vote as a community to fund this project. I cannot stress how important that will be, but also we've got a lot of work to do before we get there. Once that happens, we go into detailed design, then we put a shovel in the ground, and then at some point in future, we complete the project. So that's sort of the soup to nuts. My goal is that we're just going to take this one step at a time. We're going to do what we need to do to be compliant with the eligibility period, and then we're going to move on. As we near that next phase, we're going to start talking about how can we accelerate the work. But for right now, our focus is eligibility. So if you can flip to the next page. The eligibility process is its own graphic, which you cannot see. So go ahead and flip to the next slide. Okay. So there are five things that have to happen in this phase. One is the initial compliance certification. It's a legal agreement that binds the city to comply with the MSBA's process. It has been signed and it has been delivered to the MSBA. We are one day ahead of schedule and I'm going to own that. Thank you, Mayor and Superintendent. We're on our way. Number two, the building committee has to be formed. You're all here. The school committee said meet before May 1st and here we are on April 30th. We've done it. The form will be submitted to the MSBA shortly. So we are working on that and that'll be submitted shortly. That's obviously the easy part. It's paperwork. I think The whole eligibility phase is a lot of paperwork, but this is the easy stuff. And we're just going to get it done and get it out of the way. The MSBA will need to sign off on our committee. We have met all the requirements. So the MSBA has all kinds of things that it requires of us in terms of who is on this committee. We've met all of those requirements with all of you here. Now we're going to dive into the actual work. There's three additional things that have to happen. One is what they call an educational profile. It's a template document, and it requires us to say, what happens in this building today? How many classrooms? How many math classrooms? How many swing spaces? How big is your theater? All of it, right? So it asks you to describe currently what happens in this building. It also asks you to describe what you envision for the future of this building. So this is where those conversations about Curtis Tufts, those conversations about early childhood become very, very important. Because between our statement of interest and this eligibility phase, educational profile, that will set the tone for how all the construction professionals actually can do their work. So this is going to set the scope, as it were, for the work that has to be done to actually get this building put up. So there's a lot of work that's been done right now in this process. I have been meeting with the administrative team since February. We meet multiple times a week. They're very sick of me. I would be sick of me. But one of the things that we have started to do is say, what can we chip away at? And so the document is pretty well drafted when it comes to What do we do in this building? All the classrooms have been counted. All the programs have been outlined. There's a little bit more work for the administration to do in terms of what happens today to accurately describe that. The other thing that is obviously much more complicated is having some conversation around what will we do in this building in the future? So in that conversation, again, we've been having a lot of sort of broad conversation. We've been sort of tapping into like the strategic planning parts of our brain to ask big questions, and I'm going to use Curtis Tufts just for a quick minute. We have had some discussion about do our educators think that is something that we should be thinking about and the answer to that is yes, they said, yes, we should be thinking about that. And so we started to say okay what does that look like what might. the requirements be. So we've started that conversation, but that conversation is bigger than what this committee can sort of chew on because it sort of dabbles in responsibilities of the school committee. So last night I served up a resolution asking our special education and behavioral health subcommittee, which is actually chaired by member Rousseau, to have a meeting on a very tight timeline to collect input and feedback about that very narrow topic. Would co-location of the Curtis-Tufts onto this campus in some capacity be beneficial to the educational outcomes of the students that go to Curtis-Tufts? There is another Medford resident who actually spoke last night. He is in charge of a very comparable program at Somerville. He talked about this transition just happening in Somerville and how it exploded his population. It has changed the game for the students who need that alternative setting in terms of access to things like sports teams, in our case, the vocational programs. So there's huge, huge opportunity, but We want to make sure that the community and the committee have some opportunity to sort of think about all that that might bring to the table and provide a recommendation back to this committee. So that has been turfed. Last night, officially, to the Special Education Subcommittee, they will meet. They will invite current staff, current students, former students, community members, etc, etc. And Jack Hevery from Somerville to come and talk and work through that and provide a recommendation. So they're on their way, that will come back by mid-June. So they have their work cut out for them, but that will help us inform the drafting of that piece of what we envisioned for this school. Because what we likely will need is not just a couple of classrooms somewhere in the building. Part of why the Curtis Tufts is successful is because the environment is considerably different than this very, very big campus with 1,200 students. So we will have to think carefully about how we craft that. But hopefully, the work that the subcommittee does will come back to us and can be sort of funneled in. Marta and Chad will come to a future school committee meeting in the coming weeks and Marta will be talking about some of her ideas for alternative programming and what all that might look like even in the short term. And so that is something that will have to be sort of folded in. Joan and Suzanne and I and Paul had a conversation yesterday about early education. Our elementary schools are busting at the seams. We'll have to grapple with that problem sometime. MEEP used to be housed here. And we are going to explore a case that says MEAP should come back here. And that may or may not be ultimately where we land, but that is something that we're exploring because now is the time. We also talked a lot about students who don't have any sort of pre-k education, and as they enter our public schools, just how challenging the entry for those students are. And so we are also talking about things like how big is the wait list, and how many students come to us who have never been in some sort of pre-k setting, and what kind of capacity would we need to service a bigger, more comprehensive early education program out of this building, because all of that would need to go into this document. So we are working on that. So as these things are happening, there's been a lot of work to date on this educational profile. The one big piece of educational profile we haven't touched yet is the communication strategy. I'll talk about that in just a minute. But on the education side, there's so much that our educators have to do for us to be able to get that document pulled together. I just want you all to know it's all in process and as we go through our next several meetings we'll bring those documents forward so we can start to do like broader reading of those documents, ask for suggestions, make sure that we are really thinking about all the angles of what we need to describe and so that is where I think all of you play a really important role to say I think you need to describe what we're doing here a little bit differently based on what I know or based on sort of what the vision is for the arts programs or for the vocational programs, et cetera, et cetera. So that's where we are on the educational profile. Curtis Tuft's co-location is in subcommittee. The other big sort of newer, newish, changing topic is MEEP. What MSBA describes as the reason for delay often in communities is that they're having to make very big decisions that feed their building process. Like, do we combine two schools? And so that obviously has its own energy and its own set of requirements, which makes it very challenging to be able to move quickly. So we are trying to both think very big because this is a one-shot opportunity to think about what the district really does need in a very comprehensive way, but also move as fast as possible. So all that work has been in progress and moving as quickly as is humanly possible. Peter, can you go to the next slide? Very similarly on the vocational side, because we have a very active vocational school, we have another document that needs to be filled out, which is a Chapter 74 viability. Chapter 74 is the chapter of the regulation that establishes vocational programs, right? OK. That drafting is in progress. We have to tell them, here are the programs we have. Here is the capacity of those programs. Here is our current enrollment. And things like, what is our wait list? We also have an opportunity to describe intended expansion of these programs. Chad and Peter will be at the school committee talking about potential for expansion. That is a school committee matter because expanded program takes much more than just a building. It takes equipment, it takes staffing. So the school committee has to weigh in on that. So that's gonna come before the school committee on May 20th, and that will feed sort of the finalization of the chapter 70 form and and this group will read through and sort of get ready for that as well. Um, and then there is a piece, um, of the puzzle, which, um, the mayor and the superintendent and I are talking to MSBA about later this week, which is really information around city planning. So we can start to, um, feed information into what they call their enrollment study that helps size the building. So you've probably heard a lot about this building was built for 4,000 students, and now there's only 1200 that. Whether 4,000 was the number or not, I don't know, but it is true that the number is different. And so one of the things that the MSBA will do in the eligibility phase is they will say, we're going to build a building for this many students. That usually tracks with something like what happens in the building today. However, if there's huge planned expansion in the city in terms of housing units going up for development, they're going to want to know all of that. So that they can size the building because they don't want us to build a building that is immediately out of capacity. They also don't want us to build a building that will never be at capacity, right so so that's some of the work that's happening there. Fourth thing, maintenance documents. There's a questionnaire that we have to answer that outlines all of our maintenance practices across the district. So it's things like, do you do recommissioning? And how is your staff trained? There's like 20 variables. That document is also in draft and moving along as quickly as is humanly possible. We'll get to that probably a little bit later in June. Final thing that we need to do to be considered done with eligibility is we have to identify funding for the feasibility study, which is probably somewhere in the neighborhood of two and a quarter to two and a half million dollars. We're not ready for that yet, but we're making plans. The mayor and I are working on what will that plan be from a financial task force perspective, so that that money can be accounted for and cared for as quickly as it is required to be. questions about the process.
[Preisner]: Claro. Então, quando diz autorização local, isso significa que o eleitorado não vota? Não. Ou isso implica Há dinheiro. O governo da cidade identificou financiamento. Correto. Na íntegra, parte da qual será reembolsada. Mas acho que a autorização tem que ser no valor total. Correto. O FDA lhe dirá qual é o reembolso com base em onde o reembolso será feito.
[Graham]: Correto. Então a viabilidade, esse financiamento terá que cobrir toda a despesa do estudo de viabilidade. Não o projeto inteiro, apenas o estudo de viabilidade, que custa entre US$ 2 e US$ 2,5 milhões. A cidade pagará antecipadamente todo esse estudo de viabilidade. E então, uma vez que a MSBA certifique a nossa taxa de reembolso para o projeto e tenhamos sucesso em todo o processo, eles reembolsarão o estudo de viabilidade que é proporcional à percentagem de alocação que nos fornecem. Então sim, sim. Eles usarão a mesma fórmula e aplicarão no estudo de viabilidade e reembolsarão a cidade. Mas a cidade tem que financiar esse dinheiro. Então o que tem que acontecer aqui é que teríamos que fazer isso. Se precisássemos ir até um eleitorado eleito para conseguir esse dinheiro, teríamos que fazer isso. Não prevemos que precisamos fazer isso. Temos um plano de financiamento para isso e devemos ser bons. Então estávamos bem, e isso exigirá uma votação da Câmara Municipal para autorizar os fundos e colocá-los em um local onde possamos acessá-los. Mas estamos em boa forma lá. Como mencionei, tudo isso tem que ser finalizado até janeiro. Cada um tem um prazo específico associado a ele. Serei muito agressivo e direi que quero que todas essas coisas sejam concluídas antes do início das aulas no próximo ano. E sempre que for possível, quero que estas coisas sejam feitas até 30 de junho. Hum, é por isso que estamos nos reunindo, trabalhando e pressionando. Hum, e eu acho que, hum, é importante para nós nos alongarmos. Então vamos, vamos nos alongar e vamos nos preparar. Hum, o MSBA terá seu trabalho a fazer em termos de, hum, em termos de obter, hum, a certificação do estudo de matrícula e tudo mais, mas quero que possamos dar a eles tudo o que precisam para que possamos mudar o mais rápido possível para a próxima fase. Dúvidas sobre cronograma. OK. Portanto, temos apenas 20 minutos restantes. Para esse fim, listamos no final da agenda uma série de próximas reuniões do subcomitê. Gostaria que pensássemos e priorizássemos duas coisas à medida que entre nesta primeira fase. Um deles é um comitê de comunicação e envolvimento comunitário. Quero uma espécie de subcomitê, que não teria mais do que sete membros votantes, mas um grupo interessado que se reúna no subcomitê para realmente poder descrever e delinear nosso processo de envolvimento comunitário. Acho que todos vocês já viram pessoas na comunidade expressarem sua preocupação: Medford vai estragar tudo? Isso vai funcionar? Isso vai acontecer? Portanto, há um grande alcance comunitário que precisa acontecer. E quanto mais cedo começarmos isso, mais sucesso teremos no final. Acho que esta é uma conversa mais ampla, porque também na minha cabeça, temos uma enorme variedade de conselhos e comissões. Muitos deles estão interessados neste projeto. E, portanto, será necessária alguma divulgação para entender quando e como envolvê-los, para que possamos incluir isso em nosso plano mestre daqui para frente. O segundo grupo que gostaria de formar esta noite é o Comitê de Regras e Integração. Assim como você ouviu de Janelle, temos que estabelecer algumas regras sobre como iremos operar, especialmente em relação à participação pública, mas apenas em geral. Espero que este comitê seja limitado no tempo. Espero que vocês possam se encontrar uma vez, trazer um rascunho para este grupo, e então poderemos adotar essas regras e administrar a partir daí. E então o terceiro comitê que não se reunirá tão rapidamente, mas se reunirá, antes do final de junho é o subcomitê de finanças. Portanto, esse será um comitê permanente que se reunirá e continuará durante toda a vida do projeto. É importante notar que quando chegar o momento em que a comunidade tiver que votar, Este comitê não é onde esse trabalho acontece. Então, se estamos falando sobre a necessidade final de uma exclusão da dívida para financiar este projeto, este comitê não é onde, tipo, vamos passar, a exclusão da dívida acontece. Na verdade, isso não pode acontecer aqui. Tem que acontecer fora deste grupo. Hum, então este comitê financeiro, eu vejo isso como mais, hum, fornecendo informações, hum, e insights sobre coisas como compras, aquisições, hum, do gerente de projeto do nosso proprietário, hum, de nossos arquitetos, esse tipo de coisa, hum, mas também para ajudar a informar, tipo, o ajuste fino do que precisamos para a viabilidade? Existem outros custos que precisamos contabilizar? Portanto, há algum trabalho financeiro a ser feito, embora, hum, você sabe, não estou prevendo que esse grupo se reunirá até um pouco mais tarde, em maio. Então falaremos um pouco mais sobre as Regras de Ordem de Robert e tudo isso em nossa próxima reunião. Eu sei que é, todo mundo está olhando para mim tipo, pare de falar, por favor. São 8. Então eu acho que o que me interessa é se há pessoas que ouviram algum desses tópicos e disseram, eu realmente quero fazer parte um desses subcomitês, você consegue se identificar? E eu também sugeriria educadamente que os administradores da escola talvez mantivessem o controle, porque você tem seu próprio trabalho a fazer para se preparar para todo o resto do que acabamos de descrever. Então você é 100% bem-vindo. para participar, mas precisamos que você faça uma apresentação no comitê escolar. Precisamos que John e Peter ajudem com os planos de manutenção, etc. Então, se houver gente interessada em algum desses outros temas, o comitê não pode ser muito grande, mas pode ter o tamanho que julgarmos necessário para a realização do trabalho. Então, esses subcomitês, eu os coloquei no calendário. Nos encontraremos pelo Zoom nessas noites apenas para tornar as coisas um pouco mais fáceis. Mas, você sabe, cada um terá um resultado bastante específico em nossa próxima reunião, em 13 de maio, que será trazer de volta um rascunho de qual é a sua proposta. Há voluntários? Sim.
[Lungo-Koehn]: Para os outros dois. especifique quantos?
[Graham]: Acho que pode ser qualquer número de pessoas. Não pode ter mais de sete membros votantes. Mas acho que se literalmente tirarmos todo o pessoal da escola da mesa, não estou muito preocupado com a possibilidade de tropeçarmos nisso. Mas estou mais interessado nas pessoas que fazem coisas que consideram adequadas para o trabalho que estão fazendo, para o trabalho pelo qual são apaixonadas. Obrigado. Maria. Comunicações. Obrigado. Tracy. Regras. OK. Comunicações. Marissa. Incrível.
[Libby Brown]: Quer dizer, eu poderia colocar dois e ver se haveria comunicações ou finanças suficientes. OK. OK.
[Graham]: Vou colocá-lo em finanças. Como isso soa? Parece bom. OK. Eu ouvi alguma coisa?
[Galusi]: OK.
[Graham]: E Fiona, finanças. E podemos inscrever Bob para financiamento também? Ótimo. Sim, sim, absolutamente. Algum outro participante desses comitês?
[Preisner]: Se você não conseguir financiamento suficiente. Tudo bem, vou colocar você na lista.
[Graham]: Existem duas pessoas para regras e integração. Isso está correto. Eu estava planejando participar de todos os comitês, mas talvez possamos pedir a Emily Lazzaro para participar do subcomitê de regras e integração. Hum, então vou verificar com ela, mas, hum, coloquei Nicole Morell no subcomitê de comunicação também. Então, hum, vamos verificar com eles, mas há mais alguém que se sente forte ou gostaria de ir?
[Olapade]: Ok, ótimo. Bem, eu ia dizer finanças, mas definitivamente não tenho tanta experiência nisso. OK.
[Graham]: Acho que estamos bem. John? Não, você tem trabalho a fazer. Ah, absolutamente.
[Parkinson]: E acho que para todos os técnicos do grupo,
[Graham]: Haverá um grupo de trabalho antes de avançarmos muito nisso que deverá elaborar uma RFP para o gerente de projeto do proprietário. Essa não é a experiência que possuo. Não é por isso que estou aqui. Portanto, contaremos com todos para diferentes subcomitês ao longo do tempo. Isto é apenas na minha visão de perto o que pensei que deveríamos começar. Isso faz sentido? Alguém tem alguma outra sugestão sobre coisas que devem acontecer em breve? Eu tenho uma pergunta. Claro.
[Larry Brown]: Você mencionou como o Curtis potencialmente vindo para cá e todos esses vários usos para a instalação. Quem está explorando essas opções, ou seja, como educação comunitária, como trabalhar talvez com uma faculdade comunitária, cursos noturnos como eu estava lá esperando com a Associação de Empreiteiros Gerais da AGC e eles estão fazendo educação de adultos. Alguém gosta, colocando um monte de opções na mesa que vocês gostam de considerar ou que tal?
[Graham]: Sim, meio que não, mas não exatamente. Ainda não chegamos lá. Então, acho que, uma vez que passarmos por esse rubor inicial da peça do capítulo 74, pode fazer sentido adicionarmos isso. Então, quando começarmos a ler esses documentos, acho que é um bom momento para dizer: quem mais precisamos contatar?
[Larry Brown]: Porque todo esse tipo de coisa terá impacto acessibilidade, proximidade, dimensão das instalações versus as outras, arrecadação, estacionamento, você sabe.
[Graham]: Ok, sim, acho que é uma ótima ideia. Vou colocar na lista. Sim.
[Ruseau]: Na verdade, estamos limitados pela nossa cidade. Nós somos. Se todos na sala pensassem, Federal Rec deveria estar aqui.
[Parkinson]: Não está na cidade.
[Graham]: Mas as escolas comunitárias são. Então sim.
[Preisner]: OK. Sim, então eu queria perguntar, você sabe, quem irá fornecer a este comitê qualquer forma de infraestrutura digital? Então, vou fazer referência ao SOI. Aí está o SOI. Houve pesquisas que alimentaram esse SOI. Provavelmente há toda uma lista de outros documentos públicos que não são realmente acessíveis ao público, mas deveriam ser. Você sabe, este subcomitê de engajamento comunitário de comunicação terá o fardo de comunicar a mesma coisa provavelmente para muitas pessoas. Sim, isso é feito de forma mais eficiente através de um site, talvez através de um repositório compartilhado, e certamente poderia haver um recurso voltado para o exterior. Você sabe, um portal como um site, como todas as escolas que tiveram um desses projetos e, em seguida, uma espécie de repositório de back-end onde o Sheldon pode ver, então por que, por exemplo, ele pode estar disponível a qualquer momento para os membros ou, você sabe , meio que na lista de acesso. Claro.
[Graham]: Posso lhe dar uma atualização. Nós conseguimos isso. Na verdade, adquirimos uma URL exclusiva deste comitê, que é buildingMHS.org. Está certo? OK. Portanto, o URL existe. A página existe. Na verdade, Thomas está trabalhando na estrutura desse recurso comunitário. A razão pela qual pedimos a todos vocês biografias e fotos é que tudo isso irá para o site, então ele está trabalhando em tudo isso em sua função como Diretor de Comunicações. Tom concordou, embora seja o Diretor de Comunicações cessante, em permanecer especificamente neste projeto até contratarmos seu substituto. Portanto, esse site está sendo construído por Thomas e alguns de nossos alunos do ensino profissional, presumo que seja sob a orientação de Lisa Miller. E haverá um componente de documentos onde todos esses documentos acessíveis ao público estarão para que quando alguém diga, onde está isso? Podemos apontá-los para um lugar. Todas as nossas atas de reunião irão para lá. Todas as nossas agendas de reuniões irão para lá. Então já temos toda uma estrutura montada para tentar fazer isso. Ainda não estamos prontos, mas espero que na próxima reunião possamos fazer um tour pelo nosso fórum. aquele site.
[Preisner]: OK. Hum, e só para acompanhar, esse será o portal voltado para fora. Que tal o back-end para nós?
[Graham]: Portanto, essa é uma pergunta complicada porque, de acordo com a lei de reuniões abertas, não há realmente um back-end para nós. Assim que uma agenda é publicada, todos os seus documentos passam a fazer parte do registro público. E se estivermos, o que é complicado é que se estivermos trabalhando nos bastidores, muito provavelmente estaremos violando a lei de reuniões abertas. Portanto, os administradores têm cópias de trabalho dos documentos em que estão trabalhando e não representam quórum e podem continuar a fazê-lo. Assim que esses documentos chegarem aqui, eles serão colocados em uma unidade disponível publicamente. E quando falamos em edição de documento, não existe edição offline desse comitê. Não é permitido pela lei de reuniões abertas. Infelizmente, ficaremos sentados aqui dolorosamente e editaremos um documento em conjunto. É realmente uma das partes mais dolorosas do gerenciamento deste processo no qual todos vocês se inscreveram. Desculpe. Mas sim, é incrivelmente doloroso, mas offline, o tipo de edição offline que funciona de forma super eficaz em literalmente todos os outros lugares do mundo não é uma opção aqui.
[Preisner]: Ok, então nada de Google Drive, nada de documentos compartilhados, as coisas serão liberadas. Quando são lançados, aparecem no site. Quando aparecem no site, são essencialmente um controle de configuração e não podem ser alterados, a menos que essas alterações sejam realizadas aqui inversamente.
[Graham]: Correto. Sim. É absolutamente terrível. Encontramos maneiras de torná-lo menos terrível, mas infelizmente é cada vez menos terrível. E essa é uma maneira infalível de entrar em conflito com a comunidade em termos de como os documentos são editados. Então haverá, e quando fazemos isso, acho que essas reuniões são muito mais eficazes no Zoom. Você pode sentar onde precisa e todos podem assistir a um documento ser editado e não pode haver nenhuma ideia de que o documento está sendo editado sem acontecer abertamente. Portanto, temos que agir com muita cautela nisso. Mas sim, é um processo.
[Parkinson]: políticas totalmente erradas, 40 membros. E um membro disse, Simon, apenas certifique-se de estar atrás e tipo, escreva nossos comentários lá e junte-os. E a resposta é não. Então você digita seus comentários, respondendo para que eles sejam tipo, ok, reconhecidos.
[Galusi]: Sim.
[Parkinson]: É só que sentimos muito. Concordamos que este é provavelmente o maior
[Lungo-Koehn]: Sim. Obrigado novamente por estar aqui. Estou muito interessado na peça de comunicação também, embora tenha sido bom trabalhar, mas fico feliz em sempre atender algumas ligações. E eles voltarão para cá.
[Graham]: Todas essas atualizações voltarão aqui. Alguma outra pergunta que eu possa responder sobre subcomitês ou qualquer outra coisa que estivesse na agenda?
[King]: Eu tenho uma pergunta. Tenho uma pergunta sobre votação. Sim, quando chegarmos à votação. Sim, não estamos. Uma coisa que nunca pensei é que o proxy é permitido.
[Graham]: Não. Não, não é. A procuração é permitida em uma reunião? Não, você não pode atribuir seu voto a outra pessoa. Ao encerrarmos esta reunião, vamos praticar a votação porque temos que votar para encerrar a reunião. Geralmente, isso aconteceria por meio do que eles chamam de votação verbal, onde todos apenas dizem sim e nós vamos. Vamos apenas praticar uma chamada porque é Novamente, estranho e estranho. Então faremos isso para encerrar a reunião. Mas alguma outra pergunta antes de encerrarmos a reunião? Ele estava prestando atenção. Mas acho que outra coisa que vale a pena descrever é que há um número saudável de membros sem direito a voto neste comitê. As razões para isso não são porque não queremos ouvir de você. Você está aqui porque queremos ouvir de você. Quando a votação acontecer, não chamaremos o seu nome e você não votará. Mas fora isso, você é membro pleno deste comitê. Fui avisado que quando você tem muitos membros votantes, fica muito difícil conduzir os negócios porque você deve ter quórum do comitê para se reunir e conduzir os negócios. Tudo isso se torna muito, muito complicado. Então, essa foi uma espécie de nossa tentativa de dizer: queremos ter um grande comitê redondo, mas também precisamos ser capazes de nos mover de forma eficiente e eficaz e todas essas coisas. Então essa é a razão por trás. o que fizemos lá. E, você sabe, eu acho que o tamanho deste comitê vai mudar ao longo de sua vida, com certeza.
[King]: Então, dos 25?
[Graham]: Sim, há 15 membros votantes na comissão, o que ainda é um bom número de membros votantes. E praticaremos a votação em apenas um segundo. Mas há alguma outra dúvida na próxima reunião? As regras, as regras e a integração em 7 de maio, o envolvimento da comunidade em 8 de maio, e eles trarão suas descobertas a este grupo em 13 de maio. Então, o gênero, a grande maioria da nossa reunião de 13 de maio estará trabalhando nessas recomendações, concordando com esses planos. Novamente, estamos no modo inicial. E depois disso, vamos entrar no cerne de alguns desses documentos em que a administração tem trabalhado e começar fazendo uma leitura desses documentos falando sobre o que está lá e esse tipo de coisa. Mas vamos agir rapidamente. Nós definimos o cronograma da reunião apenas como uma pequena justificativa. Vamos nos encontrar da melhor maneira possível aqui no Bishop 489 para entre agora e o final de junho. Eu prometo a você que voltaremos às noites de segunda-feira no início do próximo ano letivo. Mas isso entre agora e o final de junho, entre as reuniões do comitê escolar e os feriados, era completamente impossível manter esse tipo de programação. Nos encontraremos apenas via Zoom no verão e, na verdade, mudamos as reuniões para as quartas-feiras, considerando que às segundas e sextas-feiras é realmente muito difícil no verão conseguir um fórum onde alguém possa fazer qualquer coisa. Espero que possamos fazer isso funcionar, mas tentei manter a agenda de reuniões leve. Acho que haverá mais subcomitês até o final de agosto, mas isso foi apenas uma espécie de começo para que as pessoas possam tentar organizar suas vidas ocupadas. Sim.
[Parkinson]: Essa é uma questão de proxy. Se você não conseguir.
[Bowen]: Tudo bem.
[Parkinson]: Envie também um e-mail com todas as suas ideias e comentários. Presidente, sua voz desapareceu. Então, hum,
[Preisner]: Na verdade, esta é uma questão técnica. Portanto, um cavalheiro que não pode comparecer à reunião lhe envia um e-mail indicando suas idéias e recomendações, possivelmente até uma decisão. Anteriormente, ouvimos que e-mails são uma má ideia para quase tudo, exceto para definição de agenda. E isso soa como uma área cinzenta. Eu queria saber se você conhecia a lei de reuniões abertas e essas duas coisas estão em conflito. Como funciona?
[Graham]: Então, posso dizer que acho que qualquer advogado diria para você nunca colocar nada por escrito, certo? Então é aí que começamos. Nunca coloque nada por escrito. Dito isto, se você vai colocar algo por escrito, nesse tipo de cenário, sim, é uma zona cinzenta. O que você deve fazer é entrar em contato com alguém e dizer, ei, posso te enviar minhas ideias? E você discutiu essas coisas com mais alguém ou pretende fazê-lo? E então, se você tiver certeza razoável de que tem um circuito fechado, certo? Que você me diga, posso lhe enviar meus pensamentos? E eu digo, sim. E eu digo, não vou falar com mais ninguém sobre esses assuntos, então estamos bem. Isso só se torna um problema quando você se conecta a um número de pessoas que representa a maioria votante no comitê. Se, por exemplo, você disser: Quero contar a duas pessoas porque não tenho certeza de quem realmente comparecerá à reunião, tudo bem, porque você está a menos de oito. Quando você conversou consigo mesmo, com oito pessoas, agora você está em apuros. Foi quando você violou a lei de reuniões abertas. A parte complicada é que todos os envolvidos precisam ter a mesma compreensão de quem esteve envolvido naquela conversa. O que eu perdi?
[Parkinson]: Você pode ser muito intencional. Só estou te contando, e você fica tipo, uh-huh. E então você vai e faz a mesma coisa. Estamos todos violando a lei, não importa o que tenhamos feito para tentar defendê-la. Então eu acho que é muito interessante traçar uma linha. É que a deliberação em série não se importa com nada. Não é conteúdo, planos ou seguros. Somos só nós dois, certo? Sim. Você vai e viola isso. Eu quebrei a lei. Mesmo que eu não saiba. Certo, certo. Bem, sim, isso é muito bom. Nós decidimos?
[Graham]: Vamos dar a todos um endereço de e-mail nas Escolas Públicas de Medford. E eu recomendo fortemente que você não use seu e-mail pessoal em nenhuma circunstância para qualquer negócio relacionado ao MSBA. Assim que esses e-mails forem configurados, converteremos tudo. Mas eu recomendo fortemente que você não use seu e-mail pessoal para nada.
[Parkinson]: Isso torna a conformidade com registros públicos muito mais assustadora. Eu era o oficial de acesso aos registros do distrito escolar. Quaisquer documentos elaborados na escola de negócios oficial, exceto suas anotações pessoais, são registros públicos e precisam ser fornecidos automaticamente ou pelo menos revisados se alguém os solicitar. Então, fazer tudo isso no endereço de e-mail das Escolas Públicas de Medford, no pacote Google das Escolas Públicas de Medford, onde você faz anotações e coisas assim, é realmente útil conter tudo naquele espaço. Alguma última pergunta? São 8.03. Gostaríamos que as regras de Robert adiassem esta reunião. Existe uma moção para encerrar?
[Graham]: Moção de encerramento apresentada pelo Membro Olapade, apoiada pelo Membro Ruseau. Obrigado. Ah, você não pode. Apoiado pelo Dr. Edouard-Vincent. Ok, estou em uma lista de chamada. Prefeito Lungo-Koehn, ausente. Maurice Édouard-Vincent, sim. Sim. Suzanne Galusi, sim. Pedro Cushing. Sim. Marta Cabral. Libby Brown. Sim. Marissa Desmond. Maria Dorsey. Sim. Brian Hilliard. Ausente. Tracy Keene. Sim. Emily Lazzaro. Ausente. Nicole Morell. Ausente. Aaron Olapade. Sim. Lucas Prisner. Sim. 10. Afirmativo. 0 no negativo. 5 ausentes. A reunião está encerrada.
[Parkinson]: Qual é o relatório? É pago?